Cada empresa tem uma atuação única. No entanto, seja qual for o porte e o segmento, a partir do momento em que ela conta com um quadro de colaboradores, se assemelha aos concorrentes em uma importante questão: a gestão de folha de pagamento, uma obrigação determinada por lei.

Faz parte do trabalho do departamento de Recursos Humanos conhecer as leis trabalhistas, determinações contábeis e matemática financeira, já que esses documentos tem função fiscal, contábil e operacional. Qualquer equívoco na hora de relacionar as informações no documento pode resultar em uma possível ação trabalhista. 

Garantir o bom desempenho nessa atividade é essencial para manter a organização protegida de problemas com a justiça, garantindo a transparência nos processos e a satisfação dos colaboradores.

E o trabalho pode ser otimizado com o uso da tecnologia. Portanto, continua e leitura e entenda melhor como promover o gerenciamento adequado dos holerites por meio de nossas dicas. Acompanhe!

O que é a gestão de folha de pagamento 

A gestão de folha de pagamento compreende o gerenciamento dos holerites da empresa. Esses documentos, também chamados de contracheque, contém uma espécie de lista que traduz todos os componentes da remuneração do trabalhador em dados contábeis. Esses dados possibilitam o cálculo correto do salário líquido, originado pelo valor bruto estabelecido em contrato. 

Embora a lei determine que o empregador ofereça essas informações ao colaborador, não existe um modelo a ser seguido. No entanto, todo holerite deve conter:

  • nome do colaborador;
  • função que desempenha dentro da empresa;
  • ativos que fazem parte da remuneração;
  • serviços que não compõe o valor, como uma possível ajuda de custo;
  • controle de frequência;
  • forma e prazo de pagamento;
  • descontos realizados;
  • valor líquido a ser pago.

Esses componentes funcionam como uma espécie de histórico do colaborador. Por isso a folha de pagamento e o seu gerenciamento correto é tão importante: traz transparência para a relação entre o contratante e o contratado, uma vez que o profissional sabe exatamente o que está recebendo, e os motivos de chegar a esse valor.

Dicas para melhorar a gestão da folha de pagamento

No início do texto, adiantamos como a tecnologia contribui para que o processo seja feito com agilidade e segurança. No entanto, adotar algumas posturas que vão além de automatizar a função é fundamental para evitar qualquer equívoco nesse processo. Confira.

1. Tenha um bom controle de ponto

A folha de pagamento é baseada quase que exclusivamente no registro de jornada do trabalhador. Sem que o contrato seja cumprido por meio das suas horas de trabalho, não há como ele ser remunerado por isso. Além disso, o uso de um sistema de ponto também é determinado por lei: empresas com mais de 10 colaboradores devem, obrigatoriamente, manter essas informações documentadas. Portanto, certifique-se de que está utilizando uma ferramenta eficiente para essa função.

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2. Adote uma política de cargos e salários

Mais do que saber o que está sendo pago, o colaborador deve entender o porque da sua remuneração. Um plano de cargos e salários bem estruturado não serve apenas para determinar o pagamento de cada profissional, ele também é fundamental para garantir que os colaboradores busquem melhorar seu desempenho e ainda tem uma parcela de responsabilidade na retenção de talentos.

Essa dica traz ainda um benefício extra relacionado aos cálculos da folha de pagamento. A estrutura contribui para que os gestores tenham uma ampla e nítida visão a respeito das funções desempenhadas dentro no negócio. Esse formato facilita a formação de equipes de alto desempenho e o modelo de gestão por competências, uma tendência para as organizações focadas em garantir a sustentabilidade em um mercado tão concorrido.

3. Identifique os problemas na gestão

Se você já percebeu que o recebimento dos holerites é uma época conturbada no setor, pode ser que a gestão de folha de pagamento seja realizada de forma inadequada. O volume um tanto quanto inaceitável de dúvidas ou até mesmo excesso de notificações jurídicas sinalizam que há problemas na realização dessa tarefa.

É preciso identificar o que está acontecendo. Falta colaboradores no RH? O responsável pela função não tem os conhecimentos adequados? O sistema utilizado para este fim está ultrapassado? Faça uma análise de todos os processos, identifique o que deve ser melhorado e invista nas mudanças necessárias.

4. Tenha a tecnologia como uma aliada

Não poderíamos deixar de falar um pouco mais sobre a tecnologia. Afinal, as ferramentas disponíveis no mercado não são úteis apenas para registrar o ponto e calcular a remuneração de forma adequada. As funcionalidades apresentadas fazem o envio automático de informações ao contador e podem ser integradas ao e-Social. Em síntese, o colaborador bate o ponto e as informações sobem para a uma plataforma, que se comunica com outros sistemas, otimizando muitas horas de trabalho do RH.  

Além de diminuir as chances de erro nos cálculos, esses mecanismos evitam que o RH perca prazos. Tudo funciona perfeitamente sincronizado, fazendo com que o profissional tenha mais tempo hábil para focar em projetos estratégicos com o objetivo de melhorar os resultados da empresa. A parte burocrática fica por conta da tecnologia e todos saem ganhando com isso.

Qual a importância de se fazer uma boa gestão destes documentos?

Lidar com o dinheiro alheio nunca é uma tarefa fácil. E no contexto empresarial, na postura do RH, pode ser um verdadeiro desafio. Por se tratar de uma obrigação legal a ser cumprida mensalmente, qualquer equívoco pode trazer sérias consequências aos gestores e até mesmo prejudicar a imagem da empresa. 

Felizmente, a tecnologia oferece ferramentas para simplificar esse processo, otimizando a rotina do profissional responsável pelo fechamento das folhas e diminuindo a incidência de erros. Se você está nessa posição e sabe como gerenciar os holerites da empresa, adotar um bom sistema vai simplificar as atividades do dia a dia e proteger o trabalho das possíveis falhas.

Chegamos ao fim do nosso material. Esperamos que as dicas e informações trazidas neste artigo possam contribuir para uma gestão de folha de pagamento mais eficiente e segura. 

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