Cada empresa em funcionamento tem objetivos individuais e outros em comum com qualquer negócio em operação: assim como operam a favor da lucratividade, também prezam por diminuir as despesas. Geralmente, busca-se a redução de custos em RH como forma de equilibrar o orçamento.

Entretanto, não se assuste. Não estamos falando de demissões em massa e outras atitudes que algumas companhias tomam em momento de desespero. Usando as ferramentas certas, é possível que o setor atue de maneira estrategicamente econômica, ao mesmo tempo em que garante a produtividade para elevar os resultados.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com 7 valiosas dicas para alcançar o equilíbrio entre uma equipe capacitada e uma folha menos onerosa. Continue a leitura e saiba como isso pode acontecer!

1. Automatizar os processos manuais

A automatização é uma grande porta para a redução de custos em RH. Utilizar um software que reúna todas as atividades do setor, eliminando o uso de planilhas e possibilitando uma triagem de currículos inteligentes, além de outras funcionalidades, pode economizar, e muito,o tempo do recrutador e os recursos da empresa.

Para que a solução seja realmente efetiva, é necessário mapear os processos internos para descobrir o que pode ser total ou parcialmente automatizado. Um sistema voltado para as rotinas do setor pode, por exemplo, gerar holerites interativos e ferramentas que ajudam no cumprimento das rotinas trabalhistas.

Como a redução acontece a longo prazo, observe as necessidades da empresa para escolher a ferramenta mais adequada à forma de gestão da sua empresa.

2. Otimizar a jornada de trabalho

Otimizar a jornada de trabalho tem impacto direto no aumento da produtividade e na diminuição do pagamento de horas extras. Há várias formas de isso ser feito:

  • direcionar os colaboradores para a execução de tarefas com prazos específicos, sem sobrecarregá-los;

  • diminuir a cultura de multitarefas, em que os profissionais atuam em mais de um setor;

  • eliminar reuniões desnecessárias e programar as imprescindíveis com hora para começar e terminar;

  • delegar tarefas de maneira estruturada e de acordo com as capacidades e os interesses individuais e coletivos;

  • investir em comunicação interna, evitando erros e oferecendo mais segurança para os colaboradores realizarem as suas funções, diminuindo o retrabalho.

Manter o foco em atividades específicas agrega valor à rotina, motivando e gerando uma equipe mais ágil e produtiva.

3. Considerar a terceirização de alguns departamentos

A terceirização também deve ser considerada como um recurso para a redução de custos em RH. A diminuição dos encargos é possível, pois as taxas e os impostos ficam sob responsabilidade da empresa contratada. Atividades de atendimento via telefone, serviços de limpeza, zeladoria e segurança são exemplos de terceirizações muito comuns dentro das empresas.

Para saber se realmente vale a pena terceirizar, coloque tudo na ponta do lápis. Entretanto, podemos adiantar que pode trazer prejuízo se a demanda for muito intensa. E não se esqueça de investir sempre na integração entre terceirizados e contratados!

4. Adotar o banco de horas para redução de despesas em RH

O gasto com horas extras pode desequilibrar toda a programação de contas a pagar de uma empresa. Por isso, a recomendação para quem deseja reduzir os custos com o departamento pessoal é adotar o banco de horas. A compensação deve ser realizada conforme estabelecem o acordo coletivo e a legislação vigente.

De qualquer forma, quem excede a jornada de trabalho pode recuperar esse tempo em folgas, aumento de férias e emenda de feriados. Para que a prática não interfira na produtividade e nos prazos, é importante que as regras sejam estabelecidas previamente, como a quantidade máxima de pessoas de um mesmo setor que pode folgar.

5. Optar pelas férias coletivas para reduzir despesas de manutenção

Alguns gestores são bastante resistentes em relação a férias coletivas e pensam até nos centavos que podem lucrar entre Natal e ano-novo. Porém, esquecem que há custos para manter o negócio aberto e acabam assumindo o risco de iniciar o ano no vermelho.

As férias coletivas podem ser utilizadas como uma estratégia para a redução de despesas, já que, dependendo do negócio, há períodos em que é mais vantajoso manter tudo fechado, economizando em infraestrutura e manutenção. Quanto menos trabalhadores ativos em épocas mornas como o fim de ano, menos computadores, ares-condicionados e lâmpadas funcionando, além da água!

6. Investir em tecnologia

A nossa primeira dica foi a automatização de processos por meio dos sistemas de RH, mas investir em tecnologia promove benefícios que vão além da otimização do tempo dos profissionais do setor.

Além de ser uma importante aliada para redução de custos e auxílio na gestão de pessoas, as plataformas têm o poder de melhorar a comunicação interna da organização. Assim, as equipes podem trabalhar alinhadas às expectativas de empresa e atuando de maneira mais produtiva.

Com isso, os responsáveis pelo RH podem se concentrar em atividades estratégicas, como  revisão da política de benefícios em prol da retenção de talentos e busca por perfis que combinem com a visão da empresa.

7. Treinar os funcionários

Quando a empresa destina recursos para a capacitação dos colaboradores, evita demissões e novas contratações. Investir em um talento que já faz parte do quadro de funcionários é relativamente mais proveitoso, uma vez que o salário é proporcional aos resultados alcançados.

Processo seletivo, demissão e contratação são muito burocráticos e onerosos. Portanto, nada melhor que reverter essa verba para uma equipe cada vez mais capacitada!

Não poderíamos finalizar o artigo sem deixar uma dica bônus muito especial: o aplicativo FolhaCerta, criado para ajudar os profissionais do RH a gerenciar as rotinas trabalhistas, como marcação de ponto, solicitação de férias, aprovação de folgas, programação de recessos, controle do banco de horas, gestão de benefícios, cálculo da folha de pagamento e muitas outras funcionalidades que você precisa conhecer!

Se você está convencido de que a tecnologia é a grande chave para a redução de custos em RH, mantenha-se conectado com contadores e gestores por meio do aplicativo e evite ter que fazer pagamentos desnecessários.

Já que mencionamos o contador, aproveite para ler também nosso texto sobre qual o papel e a importância do contador para o departamento pessoal!