Como você faz a folha de pagamento para os seus funcionários todos os meses? E as suas obrigações trabalhistas, como são organizadas? Você tem dificuldade na hora de gerar relatórios contábeis para prestar contas ao Fisco?

A folha de pagamento é uma das obrigações do departamento pessoal da sua empresa. Além de atuar como um comprovante de pagamento dos salários para os seus colaboradores, ela também é essencial na hora de prestar contas aos órgãos de fiscalização do governo.

Portanto, você já pensou em integrar esse processo à contabilidade da sua empresa? Caso negativo, está na hora de refletir sobre isso!

Leia nosso artigo e descubra por que e como investir nessa mudança em seu negócio.

O que significa integrar a folha de pagamento com a contabilidade?

Segundo o Decreto 3.048/99, todo os empregadores têm como obrigação elaborar a folha de pagamento para os seus funcionários mensalmente. Ela contém todas as informações sobre a relação estabelecida durante esse período de tempo, salário do colaborador, descontos e valor final a ser pago pela empresa.

Esse documento tem diversas funções. Além de auxiliar no planejamento financeiro a na gestão de RH da organização, ele ainda tem validade contábil e fiscal.

Para o governo, a folha de pagamento representa um comprovante de que a sua empresa está em dia com as obrigações trabalhistas em relação aos funcionários, comprovando o pagamento de encargos. Dessa forma, qualquer erro na elaboração desse documento pode causar uma série de problemas para a  organização.

Muitas vezes, a folha de pagamento fica nas mãos do setor de RH, departamento pessoal ou administrativo da empresa. Porém, existe a obrigação de lançar esses dados no relatório contábil da organização para prestação de contas das movimentações financeiras realizadas.

Dessa forma, integrar a folha de pagamento com a contabilidade significa utilizar um sistema no qual todos os setores que precisam ter acesso a essas informações consigam realizar suas tarefas sem dificuldades. Além disso, com esse processo, você pode contar com a ajuda de contadores para realizar os cálculos de pagamento de descontos corretamente.

Isso apresenta uma série de benefícios para a sua empresa. Entenda agora quais são eles!

Quais os benefícios de integrar a folha de pagamento com a contabilidade?

Incluir a contabilidade da sua empresa na execução da folha de pagamento pode ser muito vantajoso para o negócio! Entenda agora o porquê!

Diminui o número de erros

Para confeccionar as folhas de pagamento dos seus colaboradores, é essencial que a sua equipe tenha conhecimento sobre a legislação trabalhista, cálculos de matemática financeira e aspectos da contabilidade. Caso contrário, podem ocorrer erros e, com isso, problemas futuros para a empresa como um todo.

Ao integrar a folha de pagamento com o setor de contabilidade da empresa, você conta com profissionais especializados para realizar algumas dessas tarefas. Dessa forma, sua equipe fica mais completa e você diminui o número de erros, aumentando a qualidade dos seus processos internos.

Traz mais segurança para a empresa

Perda de dados ou erros na folha de pagamento podem gerar processos trabalhistas futuros para o seu negócio. Essa situação causa prejuízos, tanto financeiros quanto para a reputação da sua marca.

Contar com uma folha de pagamento integrada à contabilidade da empresa melhora a qualidade do processo, diminuindo as chances de problemas futuros na hora de prestar contas ao Fisco. Com isso, você fica protegido contra processos trabalhistas.

Integra os diversos setores da organização

Sua empresa possui diversas áreas que são interdependentes entre si. Ter acesso à folha de pagamento dos seus colaboradores é essencial para o trabalho dos setores financeiro, contábil e de gestão de pessoas.

Quando você integra a folha de pagamento com a contabilidade, a comunicação entre essas áreas melhora, facilitando os processos internos de cada uma delas. Além disso, você aumenta a colaboração dentro da empresa, o que gera uma série de benefícios para o negócio como um todo.

Facilita o cumprimento de obrigações fiscais

Os seus contadores precisam ter acesso às folhas de pagamento para elaborar relatórios para o Fisco. Porém, muitas vezes, eles podem ter dificuldades para cumprir os prazos dos órgãos do governo devido à demora no envio desses documentos pelos outros setores da empresa.

A integração desse documento com o setor de contabilidade facilita o processo, uma vez que os contadores atuam junto com a equipe de gestão de pessoas na hora de elaborar as documentações referentes aos colaboradores. Dessa forma, você aumenta a agilidade da equipe de contadores e evita a perda de prazos e problemas futuros.

Como integrar a folha de pagamento com a contabilidade?

Para integrar a folha de pagamento com a contabilidade da empresa, é essencial que você conte, em primeiro lugar, com profissionais de contabilidade experientes e capacitados para atender às demandas do seu negócio. Isso porque contar com um profissional contábil pode ajudar você a organizar melhor as suas obrigações fiscais e dar apoio ao departamento pessoal na elaboração de documentos referentes aos colaboradores.

Além disso, você pode utilizar a tecnologia para facilitar o processo de integração. Existem softwares que permitem que todas as áreas autorizadas tenham acesso às informações dos funcionários da empresa.

Dessa forma, a sua equipe contábil tem acesso às atualizações da folha de pagamento em tempo real, acompanhando os processos do departamento pessoal de forma simplificada. Com isso, os times não precisam aguardar o envio de documentos entre os setores para cumprir suas obrigações, uma vez que o software centraliza todas essas atividades em um só lugar.

Portanto, integrar a folha de pagamento com a contabilidade da empresa pode ser uma ótima estratégia para melhorar a comunicação entre os times e a qualidade dos processos internos do negócio. Dessa forma, você evita problemas futuros com o Fisco e ainda melhora a satisfação dos colaboradores com a empresa como um todo, uma vez que eles recebem seus documentos em dia e sem erros.

Portanto, que tal começar a investir na integração dessas operações hoje mesmo? Aproveite e entre em contato com a FolhaCerta e conheça as nossas soluções inovadoras e eficazes para as obrigações da gestão de pessoas do seu negócio.