A autenticidade de um documento digital é algo que costuma ser colocado à prova em gestão jurídica, muitas vezes. É por isso que investir em uma assinatura digital é algo relevante para as empresas.

Gabriel, que é assessor jurídico em uma empresa de médio porte, dentro desse contexto, precisou orientar os diretores de uma organização sobre a importância de ter essa certificação.

Depois de passar por alguns problemas em relação à autenticidade, os diretores da organização tiveram uma série de dúvidas sobre o assunto. Para explicá-las, Gabriel desenvolveu respostas, as quais listaremos a seguir.

Siga conosco e veja como o advogado Gabriel respondeu as dúvidas que os seus clientes tinham sobre a assinatura digital. Vamos lá?

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital é uma técnica que torna válidos os documentos digitais, ou seja, aqueles que são feitos em meios eletrônicos, como computadores, tablets, celulares, entre outros dispositivos. Essa tática utiliza um serviço de criptografia para conferir a segurança e garantir que são íntegros os documentos eletrônicos da empresa.

Desde o ano de 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), os documentos digitais passaram a ter validade jurídica e podem ser utilizados em qualquer área do território nacional, substituindo totalmente o papel.

Como a assinatura digital funciona nas empresas?

Para explicar como a assinatura digital funciona, vamos pensar em uma situação prática. Pense que a sua empresa, localizada no estado de São Paulo, foi contratada para prestar serviços para uma outra organização, localizada no Rio Grande do Sul.

Antigamente, para que essa parceria fosse firmada, era necessário que um representante de cada uma das empresas se deslocasse até um cartório. Como ambas as organizações estão em estados diferentes, uma das partes precisaria ter o trabalho de viajar até o outro local para fazer a assinatura do contrato.

Tudo isso ficaria muito caro, lento e burocrático, de modo que muitas vezes o negócio nem se tornava viável e o contratante desistia da parceria, buscando por uma solução local que trouxesse menos custos. Com a assinatura digital, no entanto, esse problema foi solucionado, pois os documentos podem ser assinados pela internet, tendo a mesma validade que os itens assinados de forma física, em cartório.

Cabe lembrar que não são apenas contratos que podem utilizar a assinatura digital. Afinal, com a ascensão tecnológica, muitas empresas utilizam aplicativos como o FolhaCerta, para controlar a entrada e saída dos colaboradores, organizar folhas de pagamento etc. Nesses casos, também é importante observar se esses programas têm assinatura digital válida, para que a empresa possa utilizá-los como prova para se proteger em questões jurídicas, por exemplo.

Quais são as principais vantagens da assinatura digital para as empresas?

A assinatura digital oferece uma série de vantagens para as empresas que as utilizam. As principais delas são as relacionadas a seguir. Veja!

Praticidade

Conforme apontamos no exemplo anterior, antes haviam muitos gastos e burocracias para firmar contratos com pessoas e empresas geograficamente distantes. Isso é facilmente modificado com o uso dos certificados digitais, que tornam os documentos eletrônicos válidos, desde que respaldados por uma autoridade certificadora, como a ICP Brasil.

Redução de gastos

A redução de gastos ocorre justamente pelo fato de não ser necessário investir dinheiro para fazer viagens apenas para assinar um documento. Também não é necessário pagar taxas, que muitas vezes são cobradas pelos cartórios que oferecem esse tipo de serviço. Esses valores, quando somados, resultam em grande economia para os clientes.

Segurança

A assinatura digital também garante a segurança para os arquivos digitais da empresa. Como utiliza uma criptografia, são criados mecanismos que evitam que pessoas mal-intencionadas roubem os seus dados e os utilizem para a realização de transações ilícitas.

Isso se torna possível porque as chaves privadas possibilitam que apenas as pessoas autorizadas, com o uso de senhas, tenham acesso aos documentos emitidos. Também é controlado quem são os usuários que podem emitir mensagens ou criar documentos em nome da empresa.

Sustentabilidade

A sustentabilidade também é garantida ao utilizar recursos como a assinatura digital. Afinal, quanto menos papel as organizações utilizarem, mais elas contribuirão para a preservação do meio ambiente e dos recursos naturais.

Facilidade na gestão

De maneira geral, todos os benefícios anteriormente citados fazem com que as assinaturas digitais proporcionem uma maior facilidade na gestão das empresas. Isso porque esse trabalho é feito de forma rápida e prática, não exigindo longos processos, tampouco deslocamentos para outras localidades.

Quais são os aspectos jurídicos relacionados à assinatura digital?

No que se refere a aspectos jurídicos, a assinatura digital tem tanto valor quanto os documentos impressos, como as firmas reconhecidas em cartório. Isso é muito relevante, sobretudo para que a organização possa se defender em processos trabalhistas movidos por ex-funcionários.

Muitas trocas de mensagens e e-mails corporativos podem ser enviados via aplicativos como o FolhaCerta e utilizados como provas documentais em ações. Assim, se um funcionário alegar que não gozou de férias, mas isso estiver documento em um aplicativo com assinatura digital, a empresa conseguirá provar de que o autor do processo não está falando a verdade e assim se isentar de ter que pagar uma indenização indevida.

Ter uma assinatura digital para criptografar todas as mensagens e registros que são tidos na comunicação da empresa com os seus colaboradores e também com quaisquer outros públicos, é fundamental. Desse modo, a organização estará protegida juridicamente em muitas questões, sendo esse o motivo de muitos advogados de empresas, como é o caso de Gabriel, orientarem os seus clientes sobre a relevância de contar com os certificados digitais para a gestão empresarial.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre assinatura digital, por meio das contribuições que Gabriel trouxe para os seus clientes, já entende como utilizar esse recurso para se proteger juridicamente é importante, não é mesmo? O FolhaCerta é um dos mais modernos aplicativos para gestão de funcionários e que resolve todas as rotinas trabalhistas pelo celular de forma simples e completa, contando com a assinatura digital.

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