Imagine a situação: uma empresa com alguns funcionários formalizados, mas com uma folha de pagamento — isto é, o documento que deve retratar registros financeiros do trabalhador como salários, descontos e bonificações — realizada de forma completamente manual? Bem, com todos os detalhes a serem levados em consideração, a chance de erros é iminente.

Pensando nisso, preparamos este blog post com todas as informações para que você saiba calcular a folha de pagamento e, principalmente, como evitar falhas. Acompanhe!

Afinal, o que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que discrimina os registros feitos todos os meses referentes a atividade exercida por cada trabalhador. Ou seja, mostra todas as informações relacionadas ao funcionário dentro da organização, como faltas e dias trabalhados, os descontos que são realizados no salário, horas extras, entre outros dados.

É por meio da folha de pagamento que o trabalhador pode controlar o valor bruto de seu salário e quanto receberá após os descontos. Na folha, devem constar dados básicos como nome do funcionário, cargo exercido, valores da remuneração e valores que eventualmente possam fazer parte dela, como ajudas de custos e os descontos legais.

Mas como calcular a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um importante instrumento de segurança, controle e pagamento das horas trabalhadas no mês

Por ser uma despesa que toma grande parte do capital de giro da empresa, é fundamental que o cálculo da folha seja realizado corretamente. Confira algumas dicas para fazer seu cálculo de forma segura!

1. Classifique o funcionário por categoria

O empreendedor deve ficar atento a classificação correta do seu funcionário, ou seja, por categoria, seja ele atuando no comércio, na indústria, na prestação de serviços, entre outros.

Cada uma das categorias está regida por regras específicas, que devem ser de conhecimento do empregador e assim devidamente colocadas em prática. Por isso, é fundamental que a empresa conheça sua atividade e aplique o correto enquadramento do seu colaborador, conforme a natureza da função.

2. Faça o controle do registro de ponto de cada um dos colaboradores

O correto controle das horas efetivamente trabalhadas pelos funcionários é fundamental para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. Isso significa que é de extrema importância que haja o registro das horas trabalhadas diariamente pelos colaboradores.

De acordo coma legislação trabalhista, toda empresa que tenha mais de dez funcionários em seu quadro empregatício é obrigada a realizar o registro de ponto. A escolha de qual método utilizar depende das necessidades do empreendedor e da eficiência que deseja obter no controle das horas trabalhadas, podendo escolher entre o registro eletrônico, mecânico ou manual.

Com o controle do registro de ponto é possível saber com precisão o horário de entrada e saída de cada funcionário, atrasos, período de intervalo, horas extras e outros adicionais. Saber cada uma destas informações é fundamental para calcular a folha de pagamento conforme as horas efetivamente trabalhadas.

Apesar do empreendedor ter a opção de escolher entre o registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico, a dica aqui é optar pelo eletrônico.

Além de calcular as horas trabalhadas automaticamente, faltas, horas extras e demais fatores que influenciam na folha de pagamento, o controle automatizado possibilita uma maior gestão quanto ao desempenho e produtividade de cada colaborador e a equipe como um todo.

3. Utilize a tecnologia como aliada

O tempo gasto para calcular a folha de pagamento de cada funcionário pode ser muito grande. E tempo é dinheiro nos negócios atuais!

Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma grande aliada para gerir de forma eficiente a folha de pagamento. Existem inúmeros softwares no mercado que fazem esse tipo de cálculo de forma automática e, portanto, muito mais ágil.

Atualmente, com aplicativos como o FolhaCerta, é possível gerenciar do próprio celular o horário de entrada e saída dos funcionários, aprovar solicitações de férias, controlar com maior eficiência horas extras, atrasos e saber ao certo onde está a equipe de trabalho quando tem que realizar algum serviço em campo.

Além disso, é possível integrar todas as informações geradas e trabalhar em conjunto com o contador, que vai receber tudo de forma organizada e automatizada para gerar as guias e demais procedimentos contábeis, fiscais e previdenciários.

4. Fique atento às mudanças

A legislação trabalhista e previdenciária brasileira está em constante reformulação. Por isso, é importante estar atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento de forma a evitar que autuações e multas incorram sobre a empresa.

A todo momento ocorrem na empresa novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções que exigem atenção quanto a mudanças na legislação na hora de fazer os cálculos.

Além disso, alguns adicionais podem causar variações na folha. Por isso, é fundamental ficar atento às bonificações, descontos de INSS e FGTS, horas extras e comissões, e demais tributos e contribuições incidentes sobre a folha.

Quais são os descontos obrigatórios na folha de pagamento?

Há uma série de descontos que são realizados sobre a folha de pagamento do trabalhador. Assim como há, também, adicionais que são incrementados no salário como adicional noturno, periculosidade, insalubridade, salário família ou descanso semanal remunerado.

Mas quais seriam os descontos obrigatórios sobre a folha de pagamento? Vejamos!

INSS

A contribuição ao Instituto Nacional da Seguridade Social é um desconto obrigatório da empresa sobre a folha de pagamento. No entanto, é importante ressaltar que o colaborador contribui com uma porcentagem do salário bruto e a empresa com a outra parte.

Vale destacar que o INSS descontado do trabalhador varia conforme a remuneração bruta, sendo que as alíquotas variam entre 8% e 11%, até o limite de R$ 608,44. Vejamos as faixas de contribuição:

  • remuneração bruta de até R$ 1.659,38: 8% de INSS;
  • remuneração bruta de até R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66: 9% de INSS;
  • remuneração bruta de até R$ 2.765,67 a R$ 5.531,31: 11% de INSS;
  • a partir de R$ 5.531,32: R$ 608,44 de INSS.

FGTS

O Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço — FGTS, tem como base de cálculo o total de vencimentos do empregado. De maneira simplificada, a cobrança do FGTS sobre a folha é uma porcentagem única de 8%, calculada sobre o salário bruto (com exceção do salário-família). Ao contrário do INSS, o FGTS é um encargo do empregador.

IRRF

O desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte é dividido em faixas e utiliza a mesma base para a apuração do INSS menos o desconto da contribuição previdenciária. Via de regra, a base de cálculo para o desconto do IRRF é a remuneração bruta menos o valor do INSS apurado.

Vale destacar que para funcionários que têm dependentes é preciso descontar R$ 189,59 do resultado obtido por cada dependente legal que o empregado tenha. Após este desconto é possível identificar em qual faixa de percentual o salário se encaixa para a apuração do imposto:

  • 1ª faixa: 7,5% para bases entre R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% para bases entre R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% para bases entre R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.

Vale-transporte

É um auxílio concedido ao funcionário que expressa real necessidade do auxílio, devendo o mesmo requerer no ato da sua admissão através de uma declaração. 

O valor descontado sobre a folha de pagamento pode ser de até 6% da remuneração bruta em contracheque. 

Vale-refeição

Apesar de não ser um desconto obrigatório, muitas empresas concedem aos funcionários vale-alimentação. E, se for o caso, o desconto máximo feito pela empresa é de, no máximo, 20% sobre o valor concedido como benefício.

E, para facilitar seu dia a dia na organização de toda essa informação, existe o App FolhaCerta — um aplicativo de gestão de funcionários e folha de pagamento para otimizar os processos e tornar tudo mais fácil e ágil. Baixe-o no GooglePlay ou na App Store e teste gratuitamente!