Muitas pessoas que atuam no mercado de trabalho atualmente não chegaram a utilizá-lo, mas com certeza já viram em filmes o velho relógio de ponto manual. Apesar de bastante obsoleto, ainda existem empresas que fazem uso desse modelo de controle de ponto ou até mesmo anotações em uma simples folha de papel.

Além de ser uma metodologia totalmente ultrapassada, o controle de ponto manual pode causar vários problemas na gestão de pessoas de uma empresa. E a solução é muito mais simples e barata do que muitos gestores imaginam.

Por isso, neste post vamos mostrar porque você deve abandonar o ponto manual de uma vez por todas e como fazer isso na sua empresa. Confira!

Principais problemas do controle de ponto manual

O controle manual do ponto dos colaboradores pode gerar diversas complicações que têm desde consequências brandas até as mais graves, gerando passivo trabalhista.

A seguir, vamos abordar três tipos de problemas causados pela falta de um controle de ponto eletrônico:

Aumento na carga de trabalho

A evolução tecnológica em qualquer setor tem como um dos principais objetivos diminuir os esforços humanos para a realização de uma tarefa mecânica. Com o ponto eletrônico não seria diferente.

A compilação dos dados dos cartões de ponto manual é demorada e bastante trabalhosa. São várias horas de dedicação exclusiva para apurar todas as marcações de cada cartão e, depois, mais algumas horas para fazer os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, faltas e saldos de banco de horas.

Com isso, muitas vezes é necessário ter uma quantidade maior de pessoas para conseguir fazer todas as apurações a tempo do fechamento da folha de pagamento, além de sobrecarregar cada uma, impossibilitando-as de exercer outras tarefas dentro da rotina do setor.

Aumento nos riscos de erros

Toda atividade manual tem um risco de erro maior que atividades executadas automaticamente. Isso acontece porque os sistemas computacionais que estão por trás de tudo são elaborados com base em cálculos exatos, nas melhores práticas do mercado, e são exaustivamente testados antes de serem colocados à venda.

Ao fazer a transferência das informações dos cartões de ponto para um sistema, ou mesmo para um controle em planilha eletrônica ou manual, existe um alto risco de erros. Pequenas distrações podem causar divergências graves no final das contas — e uma marcação anotada na linha errada pode atrapalhar todo o cálculo.

Além disso, existe o risco de erro nos cálculos em si. Mesmo que todas as informações dos cartões de ponto sejam anotadas corretamente, a apuração de ponto manual requer um alto nível de concentração e bons conhecimentos matemáticos para garantir que os valores enviados para a folha de pagamento estejam corretos.

Descentralização das informações

A descentralização das informações no controle das jornadas de trabalho dos colaboradores pode causa muita perda de tempo e das próprias informações.

Os cartões de ponto ficam armazenado em um local, as apurações em outro, os pedidos de folga e férias em outro, os comprovantes de justificativas de faltas — como atestados médicos — em outro. Reunir todas essas informações pode se tornar uma verdadeira odisseia!

Imagine que um colaborador recebe um desconto por falta na folha de pagamento em um dia em que ele diz ter comparecido ao trabalho normalmente. Sem um controle mais centralizado das informações, fica muito mais difícil comprovar a validade da falta lançada, enquanto o colaborador pode ter diversos meios de confirmar sua presença.

Mas como posso modernizar o controle de ponto na minha empresa?

Modernizar o controle de ponto é algo muito mais fácil e barato do que muitos gestores acreditam. Mas, antes de implantar um sistema eletrônico de controle de ponto, é preciso estar atento à legislação trabalhista vigente. Veja abaixo:

O que diz a legislação sobre o assunto?

A Consolidação das Leis do Trabalho, mais conhecida como CLT, é o documento principal a ser seguido sobre qualquer assunto trabalhista. É ela quem determina todos os limites e diretrizes das relações de trabalho nas empresas. Com relação ao controle de ponto eletrônico, a CLT determina que empresas a partir de 10 funcionários registrados devem fazer o controle de jornada.

Além disso, em 2009 o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 1510 que determina as regras para a implementação de controle de ponto eletrônico. Os principais destaques são:

  • o sistema de ponto eletrônico não deve realizar marcações automáticas, restringir marcações nem realizar alterações nos registros realizados;
  • os equipamentos para o registro das marcações (relógios de ponto) devem ter relógio interno com precisão mínima de 1 minuto por ano, impressora com papel sempre disponível, saída USB para coleta de dados pela fiscalização e memória interna para armazenamento das marcações, que não podem sofrer alterações;
  • os sistemas para a apuração e tratamento das informações deve seguir uma série de normas.

Como escolher o modelo de controle de ponto ideal

O primeiro passo é conhecer bem a rotina da empresa. Isso é essencial para entender quais são as necessidades suas específicas que precisam ser supridas. Essas informações ajudarão a direcionar a busca pelos equipamentos e sistemas.

Existem diversos modelos de controle de ponto disponíveis no mercado e cada um atende a um tipo de necessidade das empresas. Os principais modelos de equipamentos são:

  • biométrico, em que o colaborador registra seu ponto por meio de sua digital;
  • reconhecimento facial, que utiliza características da face para garantir a identidade do colaborador;
  • ponto cartográfico, que utiliza cartão para realização de registros.

Benefícios do uso de um sistema automatizado de controle de ponto

A utilização de controle de ponto eletrônico pode amenizar e em vários casos eliminar todos os problemas citados no início deste post. Além disso, é ideal para algumas particularidades de determinados setores que complicam ainda mais a gestão do controle de jornada dos colaboradores.

Empresas como restaurantes, lojas de varejo e prestadoras de serviços possuem grandes dificuldades em controlar as escalas de trabalho. Mas, com esse tipo de controle, essa tarefa fica muito mais fácil, visto que a parte mais complicada fica a cargo do sistema.

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