Algumas vezes os funcionários precisam trabalhar além do seu horário regular — as chamadas horas extras — e você pode ter algumas dificuldades em relação a controlar e restituí-las, principalmente se gerencia muitos funcionários ao mesmo tempo. Por isso é tão importante saber como compensar as horas a mais trabalhadas dos seus colaboradores.

Então, neste artigo vamos explicar melhor o que é o banco de horas e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa. Também vamos mostrar algumas ferramentas que vão te ajudar no controle do banco de horas. Ficou curioso? Continue lendo para saber mais!

O que é e como funciona o banco de horas

Vamos supor que seu funcionário, o João, se disponibilizou a trabalhar um pouco mais no último mês. Isso porque, em alguns dias, ficou difícil terminar todo o trabalho dentro do horário previsto devido ao grande movimento de clientes. Com isso, no final das contas, ele trabalhou 8 horas a mais durante esse período.

Essa é uma situação comum em muitas empresas. O volume de trabalho varia, dependendo do dia e da época do mês, e quando há a necessidade de ultrapassar as horas regulares, os funcionários devem ser recompensados. O banco de horas é uma das formas de compensação e, com ele, os colaboradores podem ser restituídos através do consentimento de folgas ou com a redução da jornada em dias específicos.

No caso do João, que queria viajar no fim de semana, o banco de horas foi uma ótima opção. Após vocês terem estabelecido um dia no qual ele poderia tirar sua folga, ele conseguiu aproveitar a praia com a família.

Porém, a CLT estabelece algumas regras em relação ao banco de horas. Uma delas é a que trata sobre a sua validade, que é de um ano. Isso significa que, todas as horas trabalhadas a mais têm um ano para serem compensadas através dessa compensação. Caso contrário, você precisará pagar essas horas em dinheiro para o seu funcionário.

Além disso, para ter validade legal, o banco de horas precisa ser criado através de uma negociação coletiva com o sindicato. Ou seja, antes de implementar o sistema na sua empresa, é preciso consultar a convenção da categoria dos seus trabalhadores.

Mudanças com a reforma trabalhista

Algumas das regulamentações da CLT sofrerão mudanças com a nova lei trabalhista. Essa reforma traz novidades em relação à forma de negociação do banco de horas e também ao prazo para a compensação das horas extras.

De acordo com a reforma trabalhista, você poderá negociar o banco de horas diretamente com o seu funcionário sem intervenção do sindicato. Porém, nesse tipo de negociação, você terá o prazo de seis meses — e não mais de um ano — para conceder as folgas ou a redução de jornada.

Isso deixa o processo menos burocrático e mais acessível às empresas. Mas fique atento ao prazo! Caso ele seja descumprido, você não poderá mais compensar as horas extras através do banco de horas. Obrigatoriamente, você precisará pagá-las em dinheiro.

Vantagens do controle do banco de horas

O controle do banco de horas traz inúmeras vantagens para você e seus funcionários. Além de reduzir custos com o pagamento de horas extras, ele melhora a gestão do tempo e o acompanhamento da produtividade da sua equipe.

Isso porque o acompanhamento da produtividade dos seus funcionários melhora a sua compreensão sobre a produção. Observando quais áreas fazem mais horas extras, você descobrirá quais setores estão mais ou menos sobrecarregados. Com isso, você pode pensar em formas de otimizar seus processos e intervir para melhorar a produtividade dessas áreas.

Uma área que realiza muitas horas extras pode estar precisando de mais pessoas para diluir suas tarefas, por exemplo. Ou talvez ela apenas precise de melhorar suas estratégias de gestão de tempo para melhorar sua produtividade durante a jornada regular do trabalho.

Além disso, o banco de horas permite que seus funcionários negociem folgas que não estão previstas no seu contrato regular. Isso permite uma maior flexibilidade da agenda do seu funcionário, que pode organizar melhor seus compromissos pessoais e profissionais. Assim, ele ganha mais autonomia e melhora sua satisfação com o trabalho e a empresa. 

Como controlar o banco de horas 

Apesar das vantagens na utilização do banco de horas, pode ser difícil controlar as horas extras no dia a dia da sua empresa. Porém, diversas ferramentas podem te auxiliar no controle do seu banco de horas. Descubra quais são elas e escolha a mais adequada para você.

Planilhas

Uma das formas de controlar o banco de horas é a utilização de planilhas. Com elas, você pode centralizar todas as informações em relação à jornada de trabalho dos seus colaboradores. Você pode acompanhar tanto as horas trabalhadas quanto as horas extras e, além disso, pode criar um calendário para o acompanhamento desses dados.

Porém, por ter que inserir os dados manualmente, essa ferramenta pode ter algumas desvantagens, como um desgaste na equipe responsável por inserir essas informações. Por não ser automatizada, pode gerar erros e falhas durante sua atualização, além de não permitir que o seu funcionário acompanhe as informações em tempo real.

Softwares

Você pode optar pela utilização de um software de acompanhamento da jornada dos seus trabalhadores. Eles permitem um controle automatizado das horas trabalhadas e horas extras dos seus funcionários e essas informações podem, inclusive, serem vinculadas à folha de pagamento.

Existem vários softwares gratuitos no mercado que podem atender às suas necessidades. Além disso, alguns deles permitem o compartilhamento de dados com a equipe, o que possibilita que o seu funcionário acompanhe o banco de horas em tempo real.

Aplicativos

Além de serem automatizados, os aplicativos possibilitam o acompanhamento dos funcionários pelo celular. Ter acesso a essas informações a qualquer momento e em qualquer lugar facilita a organização e também o gerenciamento do seu banco de horas.

Uma das opções disponíveis no mercado é o aplicativo da FolhaCerta. Ele vem se mostrando uma ferramenta capaz de integrar todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores para facilitar a vida dos gestores e otimizar o seu trabalho.

Esse aplicativo permite que os funcionários e gestores vejam de forma simples seu saldo de horas extras no banco de horas em qualquer momento do mês, o que auxilia no planejamento da compensação dessas horas.

Com essas informações, você está pronto para realizar um melhor controle do banco de horas da sua empresa. Isso trará melhorias na gestão de tempo da sua equipe, assim como nos seus resultados. Além disso, garantirá a legalidade dos processos da sua organização.

E então, gostou desse conteúdo? Quer continuar bem informado? Leia agora esse post sobre as mudanças no ponto e na jornada de trabalho trazidas pela reforma trabalhista.