Matheus é um gestor de RH está preocupado com o aumento das faltas dos colaboradores. Para piorar, recebe com frequência pedidos de demissão. Tudo isso gera muito estresse e prejuízos financeiros. Mas por que isso pode estar acontecendo? Uma hipótese é devido à falta de planejamento de férias para funcionários.

Quando o gestor não realiza um planejamento de férias a empresa sofre sérios prejuízos — a começar pelo aumento do nível de estresse da equipe interna, seguido pela diminuição da produtividade e, por fim, a perda de lucros financeiros.

Para evitar que isso aconteça, é preciso fazer uma boa gestão do descanso dos colaboradores. Mas como tornar esse processo eficiente? Neste artigo, daremos dicas valiosas sobre o assunto. Acompanhe!

Por que é importante fazer o planejamento de férias para funcionários?

Para que a gestão de férias seja feita de modo equilibrado, o gestor precisa conciliar as necessidades da empresa com o desejo dos colaboradores. Assim, será possível aliar a alta produtividade com a motivação do pessoal, que sente que está sendo levado em consideração na hora do planejamento dos negócios.

É verdade que esse é um grande desafio, mas não é algo impossível de realizar. Como chegar a um consenso? Vamos às dicas!

Como fazer a gestão de férias?

1. Analise as leis trabalhistas

Imagine uma gerente que recebe um pedido de férias de um funcionário. Ao analisar essa solicitação, ela percebe que o mês indicado para o descanso é justamente o mais atarefado para a empresa. Para piorar a situação, essa gerente recebe mais três requerimentos de férias para o mesmo período.

Ela raciocina: “É claro que eu não posso conceder folga para quatro funcionários nesse período do ano”. Porém, ao investigar o registro desses trabalhadores, a gerente descobre que terá a obrigação, segundo a lei, de conceder as férias solicitadas, pois esses colaboradores, há quase dois anos, não usufruem um período de descanso.

Percebeu os danos que a ausência do controle de férias trará para essa instituição? Tudo isso poderia ser evitado se essa profissional conhecesse a legislação. Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), no capítulo IV, não é permitido acumular dois períodos consecutivos de férias.

Então, caso seja difícil conceder a totalidade dos dias de descanso, devido às demandas internas da instituição, o gestor pode negociar com o colaborador. Como assim?

De acordo com as novas regras da CLT, o período de descanso pode ser parcelado em até três vezes — um de no mínimo 14 dias e os outros não podem ser menores do que 5 dias. Desse modo, consegue-se o equilíbrio, pois a instituição não sentirá os efeitos de uma longa ausência de funcionários e estes poderão usufruir de suas folgas merecidas.

2. Reconheça a situação da empresa

Existem empresas sazonais, ou seja, que aumentam sua produção em determinadas épocas do ano. Essa situação é a realidade dos setores industriais e comerciais, por exemplo. Sendo assim, haverá períodos em que os colaboradores não poderão se ausentar sem trazer mais complexidade para os negócios.

Em alguns casos, além de sua equipe fixa, a organização precisará até contratar mão de obra temporária para atender as demandas de serviço. Sabendo disso, um gestor atento precisa se prevenir para manter o número suficiente de trabalhadores nesse período.

Nesse caso, é necessário conversar com os funcionários e ressaltar a importância de estarem presentes durante meses específicos do ano. Daí, distribuir as folgas durantes os períodos mais tranquilos.

3. Prepare os demais funcionários

Para que as tarefas internas não sejam prejudicadas pela ausência de um funcionário, é essencial que um substituto seja treinado para assumir as funções dele. Essa aprendizagem pode ser incluída em um programa de treinamento.

Por exemplo, todos os colaboradores de uma mesma área aprendem como são feitos os serviços um do outro. Após receber esse conhecimento, a empresa pode realizar com os funcionários um processo chamado rodízio de funções.

Sendo assim, cada um deles ficará determinado tempo em um cargo diferente no setor e, aos poucos, todos estarão habilitados para substituir um colega de departamento que entrou de férias.

No entanto, para que um membro da equipe não acumule todas as demandas de duas funções, o que poderia prejudicar o seu rendimento, as obrigações do funcionário ausente podem ser diluídas entre todos os profissionais da área.

4. Esclareça a política interna de férias

Construir uma política interna de descanso é importante para uma boa gestão. Por exemplo, algumas diretrizes podem ser elaboradas e descritas em uma espécie de manual orientador do planejamento de férias para funcionários.

Nesse documento, podem ser estipulas algumas regras que visem o bem-estar coletivo e una os interesses da organização com os dos colaboradores. Talvez, uma atitude que pode ser coibida é vários profissionais de uma mesma área solicitarem férias juntos.

Além disso, algo muito eficiente é a criação de uma planilha ou um calendário que apresenta o período de férias de todos os colaboradores. Esse recurso precisa ficar em um local visível para toda a equipe interna.

Dessa forma, os funcionários perceberão que a organização das férias é levada a sério na instituição e não tentarão mudar esses períodos de última hora. Para fortalecer ainda mais essa política interna, é importante ensiná-la para os novos contratados da empresa logo que entrarem.

5. Defina prazos

Para que o calendário de férias seja confeccionado o mais depressa possível, a organização estipulará um prazo para que todos os funcionários apresentem os seus pedidos de ausência para o ano.

Após receber essas informações, os gestores se reunirão para analisar as solicitações e verificar o impacto delas no processo produtivo do negócio. Algumas empresas não proíbem que os trabalhadores peçam férias no mesmo período, mas para conceder essas folgas adotam uma estratégia.

Funciona assim: caso a maior parte dos colaboradores queira descansar nos meses do verão, a organização estipula um período de férias coletivas, como um recesso de 15 dias. Então, o restante das férias dos funcionários é concedido em períodos menores no decorrer do ano. Essa é uma ótima ideia, não acha?

6. Utilize a tecnologia

Para melhorar e facilitar ainda mais o planejamento de férias, a empresa pode adotar ferramentas virtuais. Um exemplo é o aplicativo FolhaCerta para gestão de recursos humanos. 

Com ele, os gestores de RH e os colaboradores ficam conectados por meio de um dispositivo eletrônico. Todo o calendário de férias da equipe interna fica armazenado no aplicativo. Sendo assim, o gestor é notificado cada vez que inicia o período de descanso de um funcionário.

Enfim, manter uma boa gestão de férias é fundamental para o sucesso de uma organização. Com isso, os funcionários trabalham mais felizes e a empresa mantém a sua lucratividade.

O que achou de nosso artigo? Conseguiu entender como fazer o planejamento de férias para funcionários? Então, aproveite e leia também sobre Férias CLT: Entenda o que muda com a reforma trabalhista!