Um artigo da revista Exame divulgou uma pesquisa que revela uma informação muito interessante: a procrastinação é uma tendência genética. Não importa qual é a origem desse hábito indesejado, os efeitos dele são sempre negativos. Nesse cenário, o costume de protelar tarefas é um fantasma que assombra muitas organizações.

Mas por que é tão difícil eliminar a prática de adiar obrigações? É possível vencê-la? Ou melhor, acabar de vez com ela? Neste artigo, ajudaremos você a espantar essa assombração de sua empresa. Confira! 

Por que é um desafio conter a procrastinação?

O que torna a procrastinação algo difícil de eliminar do ambiente interno de uma empresa é que ela é sustentada por várias falhas de personalidade. Normalmente, apenas uma delas é identificada com facilidade: a preguiça.

Entretanto, mesmo uma pessoa muito trabalhadora e cheia de disposição pode cair nos “braços da protelação”, mostrando que essa atitude origina-se de outra. Como assim?

Às vezes, um profissional fica estagnado porque recebeu uma tarefa que acha muito desafiadora e tem medo de falhar nela. Ou então, o serviço é algo novo para ele e o pavor do desconhecido o paralisa.

Pode ser também que o perfeccionismo faça com que esse indivíduo demore a realizar uma demanda por pensar demais em vários detalhes ou maneiras de não errar no serviço.

Por fim, a falta de motivação é um dos pilares mais poderosos da procrastinação. Ela afeta boa parte dos profissionais em algum momento de sua carreira e advém de diversos fatores que podem ser patológicos ou relacionados ao ambiente de trabalho.

A boa notícia é que, apesar dos diversos fatores que propiciam essa passividade profissional, o combate a ela pode ser feito por meio de atitudes simples.

É possível vencer o atraso das atividades?

Encare a procrastinação como uma corrente com vários elos. Essas ligações são pequenos comportamentos pessoais que, juntos, criam esse forte grilhão. No entanto, basta que uma dessas conexões seja cortada para que toda essa estrutura fique comprometida. Mas quais são esses elos? Os principais são:

  • o adiamento de tarefas;
  • a sensação de desespero quando o prazo de uma demanda se esgota;
  • o sentimento de culpa pela protelação;
  • o desânimo;
  • a frustração.

Ao identificar e eliminar o motivo que cria a primeira conexão, as seguintes tornam-se inexistentes. E quem ganha com isso é o profissional, que passa a trabalhar mais feliz e motivado, e a empresa, que evita não só o atraso das tarefas como também o absenteísmo e a rotatividade de profissionais.

Como acabar de vez com a procrastinação?

Agora que você já entende melhor como funcionam os mecanismos que levam à procrastinação, vamos a algumas medidas de prevenção e eliminação desse hábito de uma equipe de profissionais.

1. Faça um planejamento

Todo profissional deve fazer um planejamento diário de suas tarefas, e os gestores devem dar o exemplo. Imagine que fazer uma programação seja como atirar flechas em um alvo.

As flechas são as tarefas do dia e o alvo o cumprimento delas. O que aconteceria se esse alvo fosse retirado? Nesse caso, as flechas seriam atiradas aleatoriamente para qualquer lugar.

É exatamente isso que acontece com um time de profissionais que não planeja sua rotina, e essa falta de direcionamento atrai a procrastinação. Para evitar isso, basta que alguns minutos sejam reservados para elencar, em ordem de prioridade, os afazeres do dia.

Pode-se usar aplicativos de gestão de tempo e de tarefas, como o Evernote e o Trello. Além disso, breves reuniões diárias entre o gestor e sua equipe podem nortear os trabalhos de todos os profissionais.

2. Evite as distrações virtuais

Uma pesquisa feita pela empresa Flurry (companhia voltada para a análise do uso de aplicativos) mostrou que os americanos gastam mais de 5 horas diárias em seus smartphones.

Se levarmos esse dado para o âmbito profissional, dá para imaginar a quantidade de tarefas que são deixadas de lado em um dia de trabalho. Atualmente, existe um termo chamado FOMO (sigla para fear of missing out, que em português significa “medo de ficar de fora”), que se refere a pessoas que checam, a todo instante, os feeds de suas redes sociais.

Mas o que fazer para que o smartphone não atrapalhe a produtividade da equipe interna? Sabemos que é impossível no mundo moderno deixar de utilizar o celular, afinal, essa tecnologia é indispensável para a vida profissional dos colaboradores.

Porém, é possível fazer desse aparelho móvel um aliado por meio do uso de aplicativos de produtividade. Com eles, o profissional organiza melhor o seu tempo, pois recebe notificações sobre tarefas que precisam ser priorizadas, além de conseguir automatizar muitas demandas feitas de forma manual. Por exemplo o app FolhaCerta facilita os rotinas trabalhista economizando a tempo do funcionários e os gestores deles.

Tudo isso gera uma grande economia de tempo. Além disso, o colaborador direciona naturalmente a sua atenção para o seu trabalho e não para as notificações de redes sociais no celular.

3. Avalie o desempenho da equipe

Contra fatos não há argumentos, certo? Então, se o desempenho de um dos membros da equipe está caindo, pode significar que ele está cedendo à procrastinação, e assim permanecerá se nenhuma atitude for tomada.

Para evitar isso, o gestor pode adotar ferramentas tecnológicas, como um software de gestão (ERP). Essa aplicação não só controla os prazos de entrega das tarefas como também mensura a produtividade dos profissionais.

4. Dê feedbacks

Não hesite em conversar com os profissionais procrastinadores. Fale sobre os efeitos negativos dessa tendência sobre a carreira deles e tente identificar a causa do atraso nos serviços. Talvez seja algo simples.

Quando o colaborador melhorar o seu desempenho, não se esqueça de elogiá-lo sinceramente. Essa conversa aberta aumentará a motivação do funcionário e o fará perceber que a empresa se importa com sua trajetória profissional. O resultado disso é a melhora do fluxo de tarefas.

5. Distribua as tarefas

Muitos acreditam que são capazes de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo e, por isso, não gostam de delegar atividades. Porém, um estudo feito pela The University of Utah revelou que não existem profissionais multitarefas, mas sim trabalhadores que tentam fazer várias coisas de uma vez e não dão o melhor de si em nenhuma delas.

Esse tipo de indivíduo é uma vítima em potencial da procrastinação, pois costuma ser menos produtivo e criativo que outros profissionais. Sendo assim, o gestor deve dividir as tarefas de acordo com a capacidade de cada membro da equipe e exigir que elas sejam cumpridas no tempo estipulado.

Dessa forma, é possível “fechar as janelas” da empresa para a protelação não entrar. Seguindo as sugestões deste artigo, sua equipe será mais eficiente e produtiva.

O que achou de nosso post? Aprendeu como evitar a procrastinação em sua empresa? Então, conheça 5 dicas infalíveis para aumentar a produtividade de todos na instituição.