Muitas pessoas que atuam no mercado de trabalho atualmente não chegaram a utilizá-lo, mas, com certeza, já viram em filmes o velho relógio de controle de ponto manual. Apesar de bastante obsoleto, ainda existem empresas que fazem uso desse modelo de controle de ponto ou, até mesmo, anotações em uma simples folha de papel.

Além de ser uma metodologia totalmente ultrapassada, o controle de ponto manual pode causar vários problemas na gestão de pessoas de uma empresa. E a solução é bem mais simples e barata do que muitos gestores imaginam.

Por isso, neste post, vamos mostrar por que você deve abandonar o ponto manual de uma vez por todas e como fazer isso na sua empresa. Confira!

O funcionamento do ponto manual

Ainda que os métodos de ponto manual sejam rudimentares e antigos, muitas empresas empregam o uso de um ou outro para o registro de ponto de seus colaboradores. A forma mais antiga e suscetível a falhas é chamada Livro de Ponto, ou apenas Livro Ponto.

Nessa técnica de controle de ponto manual, o registro de entrada e saída dos funcionários é realizado por meio de um documento em que tudo é redigido à mão. Como é de se esperar, trata-se de um método extremamente falho, já que conta com a boa fé e competência das pessoas ao assinarem no livro.

Na realidade, mesmo que não haja má-fé por parte de algum funcionário, é até compreensível que as pessoas não deem tanta atenção a um procedimento que ocorre justamente na saída da jornada de trabalho.

Uma pessoa que está encerrando seu expediente já está com outro foco. Basta lembrar como você fica quando encerra o trabalho, como seus pensamentos transitam das responsabilidades profissionais para os afazeres domésticos e pessoais, como as compras que fará no supermercado e outras atividades que fará antes de ir pra casa. Para corrigir esse tipo de falha, surgiram os métodos mecânicos, como o relógio de ponto cartográfico.

Essas máquinas permitiam o uso de um cartão por colaborador que era marcado automaticamente de acordo com seu horário de entrada e saída. Desse procedimento veio a famosa expressão “bater cartão”. Não obstante a segurança trazida pela inovação na época, alguns problemas cruciais persistiram em função de serem abordagens de controle de ponto manual. Vejamos mais precisamente os problemas desses métodos como os descritos a seguir.

Principais problemas do controle de ponto manual

O controle manual do ponto dos colaboradores pode gerar diversas complicações, desde consequências brandas até as mais graves, ocasionando passivo trabalhista.

Adiante, vamos abordar os principais tipos de problemas causados pela falta de um controle de ponto eletrônico.

Aumento na carga de trabalho

A evolução tecnológica em qualquer setor tem como um dos principais objetivos diminuir os esforços humanos para a realização de uma tarefa mecânica. Com o ponto eletrônico não seria diferente.

A compilação dos dados dos cartões de ponto manual é demorada e bastante trabalhosa. São várias horas de dedicação exclusiva para apurar todas as marcações de cada cartão e, depois, mais algumas horas para fazer os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, faltas e saldos de banco de horas.

Com isso, muitas vezes é necessário ter uma quantidade maior de pessoas para conseguir fazer todas as apurações a tempo do fechamento da folha de pagamento, além de sobrecarregar cada uma, impossibilitando-as de exercer outras tarefas dentro da rotina do setor.

Maior risco de erros

Toda atividade manual tem um risco de erro maior que atividades executadas automaticamente. Isso acontece porque os sistemas computacionais — que estão por trás de tudo — são elaborados com base em cálculos exatos, nas melhores práticas do mercado, além de serem exaustivamente testados antes de colocá-los à venda.

Ao fazer a transferência das informações dos cartões de ponto para um sistema, ou mesmo para um controle em planilha eletrônica ou manual, existe um alto risco de erros. Pequenas distrações podem causar divergências graves no final das contas — e uma marcação anotada na linha errada pode atrapalhar todo o cálculo.

Além disso, existe o risco de erro nos cálculos em si. Mesmo que todas as informações dos cartões de ponto sejam anotadas corretamente, a apuração de ponto manual requer um alto nível de concentração e bons conhecimentos matemáticos para garantir que os valores enviados para a folha de pagamento estejam corretos.

Menor segurança contra adulteração

Ademais ao caso citado acima, de um erro involuntário dos colaboradores, também não podemos desconsiderar que as pessoas possam adulterar o Livro Ponto ou espontaneamente em benefício próprio, por exemplo, para acobertar um atraso ou ausência.

Da mesma forma, com o método mecânico também existe uma falha de segurança contra profissionais mal-intencionados. No caso do cartão de marcação, o que pode ocorrer é que um funcionário esteja marcando para outra pessoa.

Até mesmo o uso de planilhas digitais como do Excel não trazem segurança nesse aspecto, já que, mesmo com senhas para cada usuário, as pessoas também podem compartilhar seus dados de acesso entre si.

Descentralização das informações

A descentralização das informações no controle das jornadas de trabalho dos colaboradores pode causar muita perda de tempo e das próprias informações pessoais de cada funcionário.

Os cartões de ponto ficam armazenados em um local, as apurações em outro, os pedidos de folga e férias em outro, os comprovantes de justificativas de faltas — como atestados médicos — em outro. Reunir todas essas informações pode se tornar uma verdadeira jornada épica!

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Imagine que um colaborador recebe um desconto por falta na folha de pagamento em um dia em que ele diz ter comparecido ao trabalho normalmente. Sem um controle mais centralizado das informações, fica muito mais difícil comprovar a validade da falta lançada, enquanto o colaborador pode ter diversos meios de confirmar sua presença.

Formas de modernizar o controle de ponto na empresa

Modernizar o controle de ponto é algo muito mais fácil e barato do que muitos gestores acreditam. Mas, antes de implantar um sistema eletrônico de controle de ponto, é preciso estar atento à legislação trabalhista vigente. Veja abaixo.

O que diz a legislação sobre o assunto?

A Consolidação das Leis do Trabalho, mais conhecida como CLT, é o documento principal a ser seguido sobre qualquer assunto trabalhista. É ela quem determina todos os limites e diretrizes das relações de trabalho nas empresas. Com relação ao controle de ponto eletrônico, a CLT determina que empresas a partir de 10 funcionários registrados devem fazer o controle de jornada.

Além disso, em 2009, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 1510, que determina as regras para a implementação de controle de ponto eletrônico. Os principais destaques são:

  • o sistema de ponto eletrônico não deve realizar marcações automáticas, restringir marcações nem realizar alterações nos registros realizados;
  • os equipamentos para o registro das marcações (relógios de ponto) devem ter relógio interno com precisão mínima de 1 minuto por ano, impressora com papel sempre disponível, saída USB para coleta de dados pela fiscalização e memória interna para armazenamento das marcações, que não podem sofrer alterações;
  • os sistemas para a apuração e tratamento das informações deve seguir uma série de normas.

Como escolher o modelo de controle de ponto ideal?

O primeiro passo é conhecer bem a rotina da empresa. Isso é essencial para entender quais são as necessidades específicas que precisam ser supridas. Essas informações ajudarão a direcionar a busca pelos equipamentos e sistemas.

Existem diversos modelos de controle de ponto disponíveis no mercado, e cada um atende a um tipo de necessidade das empresas. Os principais modelos de equipamentos são:

  • biométrico, em que o colaborador registra seu ponto por meio de sua digital;
  • reconhecimento facial, que utiliza características da face para garantir a identidade do colaborador;
  • ponto cartográfico, que utiliza cartão para realização de registros.

Ao considerar o sistema mais adequado para o seu caso, é importante levar em conta os recursos oferecidos. Um aplicativo completo de gestão de pessoas consegue causar impactos positivos em vários pontos diferentes da gestão.

Pense em um gestor que está envolvido em um grande projeto porque a empresa em que ele trabalha está passando por grandes mudanças e isso requer sua atenção completa. Entretanto, existem alguns funcionários tendo problemas para retirar suas férias, e isso tem lhe tirado a paz e o foco.

Em um dos casos problemáticos, aparentemente existe uma inconsistência entre a quantidade de dias em que o sistema registrou que Carlos se ausentou do trabalho e o tanto de dias que o próprio funcionário afirma ter trabalhado. Além disso, os outros funcionários estão se queixando porque na escala de trabalho da empresa consta que eles trabalharão em dias que, na verdade, eles estariam de férias.

Coletar os dados referentes aos casos e fazer a conferência requerida exigirá tempo e mão de obra, já que, nesse caso hipotético, o sistema de registro de ponto não é integrado e não conta com um painel que permita acessar esses dados rapidamente. A falta de segurança no sistema também implica possíveis processos trabalhistas consequentes dessas situações.

Pelo exemplo acima, fica clara a necessidade de escolher o melhor sistema, já que ambos os problemas seriam facilmente evitados a partir de um sistema de gestão que conseguisse integrar a marcação de ponto, escalas de trabalho e agendamento de férias, como é o caso do serviço oferecido pelo FolhaCerta.

Benefícios do uso de um sistema automatizado de controle de ponto

A utilização de controle de ponto eletrônico pode amenizar e, em vários casos, eliminar todos os problemas citados no início deste post. Além disso, é ideal para algumas particularidades de determinados setores que complicam ainda mais a gestão do controle de jornada dos colaboradores.

Empresas como restaurantes, lojas de varejo e prestadoras de serviços apresentam grandes dificuldades em controlar as escalas de trabalho. Mas, com esse tipo de controle, essa tarefa fica muito mais fácil, visto que a parte mais complicada fica a cargo do sistema.

Para que você consiga entender melhor a diferença crucial entre métodos de controle de ponto e as vantagens trazidas por abordagens digitais e modernas, confira alguns benefícios do registro de ponto eletrônico a seguir.

Facilidade de usar

Por meio de painéis de controle e interfaces intuitivas, sistemas modernos de gestão, como os ofertados pela FolhaCerta, conseguem tornar a gestão de pessoas uma tarefa muito mais ágil e eficiente.

Ao integrar aspectos distintos da gestão como grade salarial e controle de banco de horas, é possível economizar tempo e esforços do gestor. Assim, o líder consegue se ocupar mais com as funções estratégicas e administrativas do que com procedimentos mecânicos que são da própria natureza da gestão como o cruzamento de dados.

Redução dos processos trabalhistas

A partir da capacidade de eliminar a possibilidade de falha humana em diversos procedimentos, ocorre a diminuição significativa de problemas trabalhistas, como ações relacionadas às inconsistências em uma jornada de trabalho de um profissional.

Por meio de um sistema eficiente de ponto eletrônico, é possível proteger com eficácia os dados de cada colaborador, além de facilitar esclarecimentos sobre alterações e não dar brechas para mal-entendidos ou incoerências acerca da relação entre a carga de trabalho e a folha de pagamento.

Mobilidade

Existem sistemas de gestão que oferecem a opção de realizar o registro de ponto e controle por meio de um aplicativo. Dessa maneira, o gestor consegue realizar o monitoramento de sua equipe a partir de qualquer dispositivo móvel, como um celular ou tablet, em tempo real, desde que tenha acesso à internet.

Igualmente, a mobilidade é útil para que um funcionário consiga registrar seu ponto nas ocasiões em que trabalhe em casa ou em outro lugar determinado. Para que isso aconteça, é necessário o sistema contar com algum recurso de identificação, como o reconhecimento facial e localização, tal qual o GPS de um smartphone.

Agora você sabe com precisão por que o controle de ponto manual está completamente obsoleto e, além disso, aprendeu como um sistema completo e moderno consegue aperfeiçoar a forma de se realizar a gestão de pessoas.

Se você está considerando optar por um sistema de registro de ponto ou outras soluções de gestão de pessoas, entre em contato agora conosco e descubra o que o FolhaCerta pode fazer por você e pelo crescimento de sua empresa!