Joana é gestora de RH e sabe como as rotinas de departamento pessoal são muitas e podem ser desgastantes. Ela tem muita responsabilidade na empresa em que trabalha e entende que lida com o que há de mais importante em uma organização: o capital humano.

Nossa amiga também entende que, por mais que a tecnologia avance e o uso de robôs já seja uma realidade em muitas áreas, é preciso que as pessoas estejam capacitadas para comandá-los — e apenas com um setor de Recursos Humanos bem estruturado isso é possível.

Dentro desse contexto, Joana pensa que as rotinas do RH são atividades executadas, tendo como objetivo gerir os colaboradores da melhor forma possível, para que se sintam bem, tenham seu trabalho organizado e consigam produzir conforme o esperado.

Identificou-se com a realidade da Joana e quer saber mais sobre o assunto? Para isso, elaboramos este guia básico sobre como otimizar as rotinas de departamento pessoal. Veja, nos tópicos a seguir:

Registro trabalhista

O registro trabalhista ocorre após a contratação de novos colaboradores na empresa. Trata-se do registro do trabalhador como funcionário na empresa, da assinatura da carteira de trabalho, do processo de integração, como eventos para inserir o novo colaborador na cultura organizacional etc.

É uma etapa muito importante para que tudo seja feito da forma correta e como regulamentam as leis. Isso evita que, futuramente, a empresa precise enfrentar processos trabalhistas.

Também vale ressaltar que outra tarefa importante é o registro do colaborador no relógio-ponto da empresa. Já existem, na atualidade, ponto eletrônico com a coleta sendo realizada no celular do colaborador, o que otimiza o trabalho e reduz riscos de registros incorretos.

Controle de horários

O departamento pessoal também é responsável pelo controle de horários das entradas e saídas dos colaboradores da organização, o que inclui o registro das horas extras para o correto pagamento dos vencimentos.

A otimização dessa atividade pode ser feita por meio de um software de gestão que demonstre o saldo de horas trabalhadas por cada funcionário. Desse modo, o gestor de RH poderá realizar ajustes em escalas e compensação de horas, independentemente do dia do mês em que isso for necessário.

Folha de pagamentos

Outra tarefa importante que é de responsabilidade do setor de RH é a elaboração das folhas de pagamento dos funcionários. Para isso, é necessário o controle de horas trabalhadas por cada pessoa, bem como a observação do relógio-ponto.

Para isso, é necessário contar com toda a tecnologia disponível — para evitar perder muito tempo fazendo cálculos, por exemplo. Antigamente, era comum que os departamentos de pessoal tivessem que dedicar dias do mês apenas para fazer as contas dos pagamentos dos funcionários. Hoje, as empresas que ainda têm esse hábito já se tornaram obsoletas.

Outro item a ser analisado é a integração entre o RH e o setor de contabilidade, que precisam trabalhar juntos para garantir que os pagamentos sejam feitos sempre corretamente, evitando problemas para as empresas. Isso é possível com aplicativos de gestão.

Controle de férias

As empresas que não programam corretamente os períodos de férias de seus colaboradores podem ser multadas e acionadas judicialmente. Dessa forma, convém ter isso muito bem organizado, para evitar esse tipo de problema.

Uma boa dica é adotar um sistema que faça o controle das férias dos funcionários de maneira automatizada. Isso é importante não apenas para que a empresa não seja acionada judicialmente, mas também para evitar que dois colaboradores do mesmo setor tirem férias ao mesmo tempo, por exemplo, desfalcando a empresa.

Outro benefício dos sistemas de gestão, no que se refere ao controle de férias, é que também podem ser programadas as substituições dos colaboradores ausentes, por meio de contratações temporárias.

Escala de trabalho

Muitas empresas que funcionam em diferentes turnos ou que também trabalham aos finais de semana, como hospitais, escolas e estabelecimentos comerciais, precisam ter escalas de trabalho bem desenhadas e organizadas pelo departamento de Recursos Humanos.

Sistemas de gestão também podem ser utilizados em casos assim, de modo que as escalas sejam feitas com muito mais agilidade e eficiência, garantindo que todos os horários e turnos da empresa tenham cobertura.

Comunicação interna

Em muitos casos, as áreas de endomarketing e comunicação interna também são de responsabilidade do departamento pessoal das empresas. Nesse caso, além das suas atividades normais, o setor é responsável pela emissão de comunicados, produção de materiais editoriais, realização de avisos etc.

Atualmente já existem aplicativos que solucionam esse problema, de modo que mensagens possam ser enviadas instantaneamente a todos os colaboradores da empresa. Assim, se a empresa quiser comunicar algo importante a todos os seus funcionários, poderá fazer isso de forma muito mais rápida e prática.

O envio das mensagens se dá por meio de aplicativos, que podem ser instalados no celular de todos os funcionários. Isso otimiza o trabalho e evita que o comunicador tenha que utilizar outros canais e plataformas que já não tem tanta efetividade, como os murais.

Desligamentos

Assim como é responsável pela admissão de novos colaboradores, o departamento pessoal também precisa tomar todas as providências para os processos de desligamento dos funcionários.

Independentemente de o colaborador ter sido demitido ou ele mesmo ter pedido o desligamento, todo o processo deve ser realizado com cautela e conforme regulamenta a legislação, com empresa e funcionários tendo os seus direitos sempre respeitados.

Para que isso ocorra, é necessário ter tudo muito bem organizado — e é por isso que a tecnologia também pode ser útil nesse sentido, pois tudo estará registrado de forma que o acesso às informações corretas seja facilitado.

Ficar atento para que as atividades de RH sejam cumpridas de forma correta e otimizada é o papel de qualquer gestor dessa área — e o FolhaCerta pode ser um aliado nesse momento.

Somos um aplicativo de gestão de funcionários que resolve todas as rotinas de departamento pessoal citadas, de forma simples e completa, pelo computador ou celular. Nosso app é inovador e conecta gestores e funcionários, bem como faz a ponte entre o RH e o contador ou setor contábil.

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