Matheus é um gestor de RH está preocupado com o aumento das faltas dos colaboradores e, para piorar, recebe com frequência pedidos de demissão — tudo isso gera muito estresse e prejuízos financeiros. Mas por que isso está acontecendo? Uma hipótese é a falta de planejamento de férias para funcionários.

Quando o gestor não realiza um planejamento de férias a empresa sofre sérios prejuízos — a começar pelo aumento do nível de estresse da equipe interna, seguido pela diminuição da produtividade e, por fim, a perda de lucros financeiros.

Além disso, com a intervenção das impactantes mudanças implementadas pela Reforma Trabalhista, surgem ainda mais dúvidas sobre a legislação vigente a respeito das férias dos funcionários. Assim, o risco de a empresa lidar com prejuízos advindos da falta de planejamento de férias pode aumentar por desconhecimento da lei.

Para evitar que isso aconteça, é preciso fazer uma boa gestão do descanso dos colaboradores, mas como tornar esse processo eficiente? Neste artigo, daremos dicas valiosas sobre o assunto. Acompanhe!

Por que é importante fazer o planejamento de férias para funcionários?

Para que a gestão de férias seja feita de modo equilibrado, o gestor precisa conciliar as necessidades da empresa com o desejo dos colaboradores. Assim, será possível aliar a alta produtividade com a motivação do pessoal, que sente que está sendo levado em consideração na hora do planejamento dos negócios.

É verdade que esse é um grande desafio, mas não é algo impossível de realizar. Como chegar a um consenso? Vamos às dicas!

Como fazer a gestão de férias?

1. Analise as leis trabalhistas

Imagine uma gerente que recebe um pedido de férias de um funcionário. Ao analisar essa solicitação, ela percebe que o mês indicado para o descanso é justamente o mais atarefado para a empresa. Para piorar a situação, essa gerente recebe mais três requerimentos para o mesmo período.

Ela raciocina: “é claro que eu não posso conceder folga para quatro funcionários nesse período do ano”. Porém, ao investigar o registro desses trabalhadores, a gerente descobre que terá a obrigação, segundo a lei, de conceder as férias solicitadas, pois esses colaboradores, há quase dois anos, não usufruem de um período de descanso.

Percebeu os danos que a ausência do controle de férias trará para essa instituição? Tudo isso poderia ser evitado se essa profissional conhecesse a legislação. Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), no capítulo IV, não é permitido acumular dois períodos consecutivos de férias.

Então, caso seja difícil conceder a totalidade dos dias de descanso, devido às demandas internas da instituição, o gestor pode negociar com o colaborador. Como assim?

De acordo com a CLT, o período de descanso pode ser parcelado em até três vezes — um de no mínimo 14 dias e os outros não podem ser menores do que 5 dias. Desse modo, consegue-se o equilíbrio, pois a instituição não sentirá os efeitos de uma longa ausência de funcionários e eles poderão usufruir de suas folgas merecidas.

Mudanças realizadas pela reforma trabalhista

Uma das maiores dificuldades para vários gestores é acompanhar todas as mudanças significativas na CLT, principalmente após a instauração da Reforma Trabalhista de 2017. Por meio da modificação o Governo Federal realizou alterações que afetaram vários aspectos na relação empregador-funcionários.

Em relação às férias as principais mudanças foram:

  • as férias de um colaborador devem sempre iniciar com 3 dias de antecedência em relação aos feriados e finais de semana;
  • não há mais nenhuma restrição para a divisão das férias para trabalhadores com menos de 18 anos de idade e mais de 50;
  • quando o colaborador optar por fracionar suas férias, pelo menos uma das partes resultantes precisa ter duração de no mínimo 14 dias, as outras partes podem ter qualquer tamanho, desde que cumpram o mínimo de cinco dias de duração cada — antes da reforma as partes divididas deveriam ter no mínimo 10 dias cada;
  • o período de férias pode ser dividido em até três partes sem justificativa desde que consentido pelo trabalhador, até então as férias só poderiam ser divididas em duas partes com justificativa.

2. Reconheça a situação da empresa

Existem empresas sazonais, ou seja, que aumentam sua produção em determinadas épocas do ano. Essa situação é a realidade dos setores industriais e comerciais, por exemplo. Sendo assim, haverá períodos em que os colaboradores não poderão se ausentar sem trazer mais complexidade para os negócios.

Em alguns casos, além de sua equipe fixa, a organização precisará até contratar mão de obra temporária para atender às demandas de serviço. Sabendo disso, um gestor atento precisa se prevenir para manter o número suficiente de trabalhadores nesse período.

Nesse caso, é necessário conversar com os funcionários e ressaltar a importância de estarem presentes durante meses específicos do ano. Daí, distribuir as folgas durantes os períodos mais tranquilos.

3. Prepare os demais funcionários

Para que as tarefas internas não sejam prejudicadas pela ausência de um funcionário, é essencial que um substituto seja treinado para assumir as funções dele. Essa aprendizagem pode ser incluída em um programa de treinamento.

Por exemplo, todos os colaboradores de uma mesma área aprendem como são feitos os serviços um do outro. Após receber esse conhecimento, a empresa pode realizar com os funcionários um processo chamado rodízio de funções.

Sendo assim, cada um deles ficará determinado tempo em um cargo diferente no setor e, aos poucos, todos estarão habilitados para substituir um colega de departamento que entrou de férias.

No entanto, para que um membro da equipe não acumule todas as demandas de duas funções, o que poderia prejudicar o seu rendimento, as obrigações do funcionário ausente podem ser diluídas entre todos os profissionais da área.

É fundamental esclarecer a importância de executar as escalas de trabalho de forma adequada, para que não haja nenhum imprevisto ou carência de trabalho que atrapalhe a produtividade da empresa.

4. Esclareça a política interna de férias

Construir uma política interna de descanso é importante para uma boa gestão. Por exemplo, algumas diretrizes podem ser elaboradas e descritas em uma espécie de manual orientador do planejamento de férias para funcionários.

Nesse documento, podem ser estipuladas algumas regras que visem o bem-estar coletivo e una os interesses da organização com os dos colaboradores. Talvez, uma atitude que pode ser coibida é vários profissionais de uma mesma área solicitarem férias juntos.

Além disso, algo muito eficiente é a criação de uma planilha ou um calendário que apresenta o período de férias de todos os colaboradores. Esse recurso precisa ficar em um local visível para toda a equipe interna.

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Dessa forma, os funcionários perceberão que a organização das férias é levada a sério na instituição e não tentarão mudar esses períodos de última hora. Para fortalecer essa política interna, é importante ensiná-la para os novos contratados da empresa logo que entrarem.

5. Defina prazos

Para que o calendário de férias seja confeccionado o mais depressa possível, a organização estipulará um prazo para que todos os funcionários apresentem os seus pedidos de ausência para o ano.

Após receber essas informações, os gestores se reunirão para analisar as solicitações e verificar o impacto delas no processo produtivo do negócio. Algumas empresas não proíbem que os trabalhadores peçam férias no mesmo período, mas para conceder essas folgas adotam uma estratégia.

Funciona assim: caso a maior parte dos colaboradores queira descansar nos meses do verão, a organização estipula um período de férias coletivas, como um recesso de 15 dias. Então, o restante do período que os funcionários têm direito é concedido em períodos menores no decorrer do ano. Essa é uma ótima ideia, não acha?

A importância do cronograma

Daremos um pouco mais de atenção a este tópico, visto que a falta de planejamento na hora de preparar as férias dos funcionários pode acarretar diversos problemas para a empresa. Assim, é fundamental termos em mente de que forma o cronograma pode ajudar a se preparar em vários aspectos, como financeiro.

O estabelecimento de prazos e um cronograma definido no planejamento de férias pode ser um diferencial importante também para o planejamento financeiro da empresa. Ao considerar as folgas dos colaboradores antecipadamente, é possível previr despesas futuras advindas da ocorrência dessas ausências.

Ao determinar prazos definidos para as férias dos funcionários, os gestores podem se preparar para os períodos em que ocorre maior demanda de trabalho. Nessa situação, a contratação de mão de obra temporária ou terceirizada pode ser executada com tempo e cuidado para os períodos de intensidade.

Logo, é fácil notar como o simples planejamento e criação de prazos e um cronograma eficiente sobre as férias dos colaboradores pode prevenir problemas e auxiliar em uma gestão mais estratégica.

6. Utilize a tecnologia

Para melhorar e facilitar ainda mais o planejamento de férias, a empresa pode e deve adotar ferramentas virtuais, assim como usar toda tecnologia que estiver ao seu alcance para melhorar seus procedimentos de RH. Um exemplo é o aplicativo FolhaCerta para gestão de recursos humanos.

Com ele, os gestores de RH e os colaboradores ficam conectados por meio de um dispositivo eletrônico. Todo o calendário de férias da equipe interna fica armazenado no aplicativo. Sendo assim, o gestor é notificado cada vez que inicia o período de descanso de um funcionário.

Não existe nenhuma boa desculpa atualmente para uma empresa não investir como pode em automação de RH para manter-se competitiva no mercado.

Quais as consequências da falta de planejamento de férias?

Como foi ilustrado no início deste artigo, a mera negligência em planejar adequadamente as férias dos funcionários pode acarretar em consequências danosas até financeiramente. Assim, é fundamental atentar para o planejamento a fim de evitar que um cenário hipotético negativo se torne realidade.

Da mesma forma que o protagonista de nossa história, o gestor de RH chamado Matheus, muitas vezes você precisa reconhecer a origem de problemas que estejam se manifestando na empresa. Assim como Matheus, você descobrir que vários problemas distintos compartilham a mesma origem.

Tendo em mente a importância de conhecer as possíveis consequências negativas da falta de controle de férias, vamos dar uma olhada adiante nos efeitos indesejados mais comuns.

Perda de motivação

Imagine o seguinte cenário, infelizmente ainda muito comum em algumas empresas: Paulo é um funcionário da empresa ambicioso e competente que espera com ansiedade para poder aproveitar suas merecidas férias com sua família. Entretanto, como a gestão de sua empresa é ineficiente, Paulo tentou bastante, mas não conseguiu marcar seu recesso de maneira que coincidisse com a folga de seus familiares.

Você consegue perceber o tamanho do impacto que um controle mal executado de férias pode ter sobre a motivação de um colaborador? Esse direito de um profissional é um período extremamente necessário, até mesmo para que ele continue produzindo de forma eficaz na empresa.

Estresse

Não existe mais dúvidas sobre a importância de a empresa garantir qualidade de vida no trabalho para seus colaboradores. Sem um descanso necessário, o ser humano pode até mesmo sofrer sobrecarga e correr o risco de ter problemas de saúde que resultem em diversas consequências e seu afastamento da organização.

Ademais, um colaborador que não consiga tirar férias pode se ressentir com a empresa e seu trabalho de forma que se torne cada vez uma influência mais negativa no ambiente de trabalho e no clima organizacional. Além disso, qualquer tipo de doença ocupacional pode prejudicar tanto a pessoa quanto a empresa em que ela trabalha, além de gerar problemas como processos trabalhistas.

Uma das maiores tarefas atualmente de qualquer RH ou DP é assegurar um clima organizacional favorável e colaborativo, caso contrário, essa carência pode ser refletida na deterioração da saúde da empresa, como por exemplo, em um alto índice de turnover.

Pagamento dobrado de férias

Esse provavelmente é a consequência mais temida e conhecida em não planejar adequadamente as férias dos funcionários. Certamente, por se tratar de uma despesa significativamente e facilmente evitável.

Ainda assim, muitas empresas se vêem encurraladas de tempos em tempos pela falta de planejamento de férias ou por não conseguir trabalhar escalas de trabalho adequadas para suprir as folgas. A essas organizações, que não conseguem liberar as férias a tempo, são obrigadas a pagar o dobro aos colaboradores.

Enfim, manter uma boa gestão de férias é fundamental não apenas para o sucesso de uma organização, mas para todos os seus colaboradores e parceiros. Com isso, os funcionários trabalham mais felizes e a empresa mantém a sua lucratividade e crescimento constante.

O que achou de nosso artigo? Conseguiu entender a importância de realizar o planejamento de férias apropriadamente para os funcionários? Escolha uma ferramenta que consegue integrar vários procedimentos vitais para a gestão de pessoas.

Por meio do aplicativo da FolhaCerta é possível administrar as férias dos funcionários, assim como ofertar um painel para solicitação e aprovação de férias de forma rápida e eficiente.

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