O RH é um departamento que desempenha papel fundamental para o bom desempenho da organização. Sem processos seletivos eficientes, controle adequado da jornada de trabalho, processos burocráticos no geral e calendário organizado, é quase impossível manter níveis de engajamento e produtividade satisfatórios.

Esse trabalho pode ser muito conturbado, por isso sobrecargas no setor são comuns. Felizmente, a tecnologia propõe meios para facilitar o cumprimento dessa rotina, protegendo a empresa de possíveis ações trabalhistas e permitindo que os profissionais se dediquem ao planejamento de ações que tragam melhores resultados ao negócio.

No artigo de hoje, você vai conferir 7 processos que podem ser automatizados, as maneiras que isso pode ser feito e, claro, seus benefícios. Continue a leitura e saiba mais!

1. Gestão da escala de trabalho

A gestão eficiente da escala de trabalho é uma prática que consome muito tempo e, na maioria das vezes, precisa ser feita com urgência. Imagine que você trabalha em uma empresa composta por várias filiais, sendo o responsável pelo gerenciamento do quadro de funcionários de todas elas. Fica realmente difícil controlar as grades de horário e lidar com possíveis faltas, não é mesmo?

Felizmente, a otimização e automação de processos de RH pode resolver esse problema. Além de possibilitar a organização e gerenciamento das escalas de trabalho com rapidez e segurança, permite que o profissional tenha uma ampla visão em tempo real de todos os trabalhadores que estão em seus postos, conforme previamente estabelecido.

Dessa forma, o remanejamento das equipes de acordo com a necessidade pode ser feito com agilidade, minimizando o impacto negativo que a falta de colaboradores traz para a rotina das unidades.

2. Radar de localização

Implementar um sistema de ponto eletrônico no celular, ao contrário do que se pensa, não vai fazer com que o colaborador burle o programa registrando o início e o término da jornada e passe os dias em casa.

Aplicativos como FolhaCerta, destinado à gestão de funcionários e demais rotinas trabalhistas, contemplam um sistema de travas de geolocalização entre suas inúmeras funcionalidades. Esse instrumento permite que o gestor de RH decida em que local cada funcionário pode documentar seus horários, seja em viagens, dentro da empresa ou home office.

3. Gestão da grade salarial

A legislação trabalhista brasileira é burocrática e exigente. Qualquer deslize, mesmo que pequeno, pode resultar em grande prejuízo financeiro e para a imagem da organização. Novamente, a tecnologia entra como uma aliada na prevenção desses riscos e otimização dos processos.

Os acessos às informações em tempo real permitem que as ocorrências sejam resolvidas antes transformarem-se em problemas. Painéis que permitem uma visão geral dos prazos de férias e horas extras possibilitam que tais períodos sejam concedidos, pagos e compensados sem atrasos. O cálculo da folha de pagamento também pode ser automatizado, o que evita erros e facilita que os dados sejam comprovados, no caso do recebimento de alguma ação trabalhista.

4. Integração entre relógios de ponto

Anteriormente, trabalhamos com a hipótese de você controlar a gestão de RH de uma empresa com várias filiais. Vale a pena destacar que a adoção de um registro de ponto automatizado, que pode ser controlado por meio de um aplicativo, permite a integração entre os relógios eletrônicos. Com isso, os funcionários podem ser remanejados entre as filiais conforme a necessidade e os arquivos facilmente transportados para uma nuvem ou outros sistemas.

5. Recrutamento inteligente

Processos de recrutamento podem ser longos, cansativos e os acertos inversamente proporcionais ao tempo que o RH leva para concluir essas ações. Um sistema de otimização pode organizar as rotinas básicas no dia a dia do departamento, como a avaliação dos currículos, e também as mais complexas, como emitir alertas solicitando planos de ação para determinadas funções.

As vantagens são inúmeras. O tempo poupado pode ser investido no planejamento de benefícios para retenção de talentos ou em uma análise mais aprofundada dos candidatos, o que certamente vai gerar melhores resultados para a empresa a médio e longo prazo.

6. Planilhas e papéis

Se você é adepto da impressão de vários papéis, alimentar planilhas no Excel e buscar informações em meio a infinitos arquivos, saiba que essa prática também pode ser otimizada com o uso de um software de gestão. Por exemplo, o e-Social será obrigatório a partir de novembro de 2018, mas os melhores aplicativos disponíveis no mercado já enviam esses dados automaticamente para o contador, levando a uma grande economia de tempo.

O painel gestor expõe possíveis mudanças e decisões a serem tomadas, evitando despesas desnecessárias, caso algum dado dessas planilhas passem batido ou aconteça algum erro na hora de salvar as atualizações, e até mesmo o desencontro de informações.

7. Gestão de relatórios

Os relatórios de desempenho podem e devem ser otimizados. Aplicativos para a gestão do RH auxiliam na criação de um relatório individual a respeito de cada colaborador, com informações precisas sobre o desempenho, a produtividade e a assiduidade. Esse procedimento faz com que as decisões a respeito de promoções, desligamentos ou reposicionamento sejam mais certeiras e justas.

A tecnologia também permite que seja criado um organograma dentro do sistema escolhido para facilitar a rotina do departamento. A definição de um plano de carreira auxilia diretamente na retenção de talentos e consequentemente nos resultados.

Ao longo deste artigo você pôde perceber os inúmeros benefícios que a otimização da gestão do RH pode trazer para um negócio. Segurança nos processos burocráticos e no armazenamento de informações, organização dos dados e respaldos legais que simplificam a vida dos responsáveis pelo setor são algumas dessas vantagens.

É importante lembrar, também, dos elementos básicos que representam uma economia a longo prazo, como a diminuição de papel e de cartuchos da impressora. Materiais de escritório acabam pesando no bolso do empresário, sem contar os impactos ao meio ambiente. Se parar para analisar, só existem prós quando se trata da automatização do RH.

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