Itens de valor costumam ser bem protegidos. Por exemplo, o famoso quadro Monalisa, de Leonardo da Vinci, é mantido sobre um forte esquema de segurança no museu do Louvre, na França. Essa obra-prima está envolta em uma caixa de vidro que resiste até a tiros de uma arma. Da mesma forma, os arquivos de uma empresa precisam de proteção. Para isso, existe o armazenamento digital de documentos.

Mas por que a guarda virtual de arquivos é mais eficiente do que a física? Que perigos a empresa corre quando não utiliza o armazenamento digital? Acompanhe os próximos tópicos!

Quais são os riscos do arquivo físico?

Podemos apontar vários riscos relacionados ao arquivo físico. Eles podem ser divididos em, pelo menos, quatro categorias: naturais, acidentais, financeiras e de segurança. A primeira refere-se ao “envelhecimento” do papel e ao ataque de agentes naturais, como o mofo e a traça.

Já a segunda engloba os incêndios, as enchentes, os vazamentos e até os desabamentos ocasionados pela má conservação da estrutura do local em que os arquivos estão armazenados.

Por outro lado, os danos financeiros aparecem de maneiras diferentes. Uma delas é o tempo gasto para encontrar documentos importantes. Com isso, os processos são bloqueados e as decisões estratégias adiadas. Outro prejuízo vem do custo com a manutenção e a preservação do espaço dedicado ao arquivo, uma vez que é necessária uma série de cuidados com a refrigeração, a iluminação, as pastas e os armários que guardam os documentos.

Por fim, existem os riscos de segurança. Sabemos que um local físico favorece a entrada de pessoas não autorizadas. Assim, dados sigilosos ficam expostos ao roubo e à adulteração.

Não importa qual dos quatro tipos de danos citados venham a afetar o arquivo físico, todos refletem nos resultados da empresa. Afinal, seja pela perda, desastres naturais ou roubo, a ausência de documentos valiosos deixa os gestores “sem rumo”. E a consequência disso é a falta de direcionamento nas tomadas de decisões, a queda na credibilidade do negócio e a escassez de dados catalogados que ajudem na melhoria e na padronização dos processos internos.

Por que o armazenamento digital de documentos é a melhor opção?

Com certeza, os arquivos da empresa são muito valiosos. Por isso, podemos dizer que fazem parte dos principais pilares que sustentam um negócio. Como vimos, guardá-los em um local físico não é a melhor alternativa. Então, qual é a solução? O armazenamento digital! Em seguida, explicaremos os motivos dessa afirmação.

Facilidade de acesso

O tempo é um recurso precioso, principalmente no mundo dos negócios. Assim, o armazenamento digital favorece o encontro de informações com muita rapidez. Em vez de deslocar-se para outro ambiente e procurar em pastas cheias de papel, o colaborador acessa o arquivo diretamente de um equipamento eletrônico.

Essa mobilidade é essencial no atual modelo do mercado de trabalho, no qual muitos exercem suas demandas longe do escritório da empresa. Às vezes, os gestores da organização, mesmo estando em locais diferentes, precisam realizar reuniões para tomar decisões importantes. Visto que esse encontro será online, a possibilidade de entrar no arquivo digital para ver documentos facilitará o sucesso e a eficiência dessa interação.

Compartilhamento de dados

Imagine dois setores da empresa que precisam compartilhar arquivos entre si. Para isso, um colaborador fica responsável por ir ao local de guarda, retirar o documento original solicitado e pedir a um mensageiro interno para entregá-lo. Parece uma cena do século passado, mas ainda é a realidade em muitas organizações.

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Esse método, além de atrasar processos, favorece o extravio ou a perda permanente dos documentos. Por outro lado, o armazenamento digital permite o compartilhamento de arquivos em tempo real, visto que estarão sempre disponíveis. Além disso, são fáceis de distribuir entre os departamentos internos.

Forte segurança

Nem todas as informações da organização devem ser acessadas pela equipe inteira de colaboradores. Por isso existem os níveis de segurança, que exigem senhas e nomes de usuários para o acesso aos dados. Dessa forma, evita-se fraudes. No entanto, essa segurança reforçada é própria do armazenamento digital.

O uso da criptografia e de outros sistemas avançados impede a exposição de dados para pessoas não autorizadas — tanto colaboradores quanto criminosos cibernéticos. Dessa forma, a organização não terá surpresas, como sanções judiciais devido ao vazamento de dados de clientes.

Bom espaço de armazenamento

Atualmente, a quantidade de informações a serem arquivadas é muito maior do que no passado. Se antes a empresa guardava apenas contratos e dados pessoais de clientes, hoje, tecnologias como o Big Data e o Business Intelligence permitem a captura de grandes e amplas quantidades de informações.

Dessa forma, as organizações conseguem, por exemplo, montar o perfil do seu público-alvo e criar estratégias bem direcionadas de marketing. Mas como armazenar todas essas documentações? Somente o armazenamento digital pode ajudar. Além da possibilidade de expansão do espaço, ele é feito para a guarda de dados virtuais — algo impossível para um arquivo físico.

Implantação da nuvem

O armazenamento em nuvem traz muitos benefícios para o negócio. Um deles é o serviço sob demanda, ou seja, a empresa contrata o espaço de acordo com a sua necessidade de armazenamento. Desse modo, reduz o custo total de propriedade, que engloba a aquisição e a otimização de um hardware.

Além disso, a nuvem oferece durabilidade, disponibilidade e segurança dos dados. Assim, é possível obter uma excelente gestão documental. Outra vantagem é a possibilidade da utilização de aplicativos.

Por exemplo, a empresa que deseja potencializar a gestão de rotinas trabalhistas pode implantar o aplicativo FolhaCerta. Com ele, o ponto eletrônico, a escala de trabalho, o espelho de ponto e muitos outros processos do RH ficam automatizados e funcionais.

Além de cuidar dessas demandas, o FolhaCerta armazena os dados dos colaboradores na nuvem. Assim, a organização fica tranquila, pois os documentos estarão seguros e disponíveis. Outra vantagem é a inserção de recursos e funcionalidades, bem como a integração com sistemas, como o ADP, TOTVS e SAP.

Sem dúvidas, o armazenamento digital de documentos é a melhor opção para as organizações, uma vez que oferece tudo o que é necessário para manter os arquivos bem gerenciados — sem contar com a inovação e a praticidade. O resultado será uma empresa mais competitiva e organizada.

O que achou de nosso artigo? Entendeu por que o armazenamento digital de documentos pode salvar o seu negócio? Quer ter uma ferramenta eficiente para a guarda e o gerenciamento de dados do RH? Entre em contato com os especialistas da FolhaCerta!