A tecnologia vem se mostrando uma grande aliada na gestão das empresas. As ferramentas tecnológicas podem facilitar o trabalho do setor de Recursos Humanos (RH) com a transformação de processos manuais em automatizados, como é o caso da automação do controle de ponto.
A complexidade das atividades dessa área, aliada ao grande número de tarefas que exigem um alto nível de detalhamento, aumenta o risco de ocorrerem erros ou fraudes no processo. Claro que você não quer isso, certo?
Para saber como funciona a automação do controle de ponto e quais são os benefícios que esse sistema oferece para o RH da empresa, siga a leitura!
Como automatizar o controle de ponto?
O processo de automatização é realizado com a obtenção de um aplicativo de ponto eletrônico, que atua de forma integrada com o sistema de ponto da empresa. Dessa forma, quando o colaborador marcar a entrada ou a saída no equipamento, as informações são enviadas ao sistema interno.
Existem alguns modelos que podem ser utilizados para isso. Veja como dá para seu trabalho ser mais moderninho:
- ponto biométrico — sistema interno que computa a entrada e saída dos colaboradores, acionado pela impressão digital;
- marcação online — marcação do ponto na nuvem, com acesso por meio de smartphones, tablets ou softwares de computador;
- marcação via QR Code — os colaboradores fazem suas marcações diárias em um único aparelho via QR Code, com uma auditoria fotográfica;
- reconhecimento facial — a entrada e saída é verificada por meio de um registro fotográfico que compara a foto cadastrada no sistema com o rosto da pessoa;
- ponto cartográfico — o cartão é inserido no relógio que faz o registro das horas trabalhadas.
Quais são os principais benefícios da automação do controle de ponto?
Automatizar o controle de ponto da empresa traz algumas vantagens, principalmente para o setor de RH. O uso de um sistema moderno de registro permite a otimização de procedimentos relativos à gestão de pessoas. Confira, a seguir, 6 benefícios da automação do controle de ponto!
1. Informações em tempo real
O uso de dispositivos eletrônicos possibilita que o gestor tenha acesso aos dados de registro de ponto dos colaboradores a qualquer momento. Ele pode acessar o sistema via web ou aplicativo, independentemente do lugar onde esteja. Isso possibilita verificar a frequência, mesmo à distância, e acompanhar as faltas e atrasos.
A checagem dessas informações em tempo real é importante, pois permite que o gestor tome decisões rapidamente, como a substituição ou o remanejamento de um colaborador ausente. Isso garante manter a produtividade da empresa sem prejuízos.
2. Facilidade no gerenciamento das escalas de trabalho
Algumas organizações têm a necessidade de adotar diferentes escalas de trabalho, de acordo com suas atividades e serviços. Sem um sistema automatizado, o gestor precisa dedicar muito tempo preenchendo planilhas e modelos de escalas mensalmente.
Nesse sentido, a automação do controle de ponto possibilita a criação da escala de folga dos colaboradores dentro do sistema e facilita o planejamento dos horários. Dessa forma, o apoio da tecnologia torna o gerenciamento das escalas de trabalho mais fácil.
3. Sem fraudes no registro de ponto
O registro de ponto manual pode ser facilmente burlado, sendo um risco para as empresas que ainda não têm um sistema de automação de controle. Nesses casos, são grandes as chances de ocorrerem fraudes nos registros.
O sistema automatizado traz mais segurança pois trabalha com a exigência de dados de confirmação da identidade do colaborador todas as vezes em que ele registra a entrada, a saída ou intervalo intrajornada. Ou seja, os que se acham espertinhos, aqui, perdem a vez.
4. Produção e análise de relatórios
A produção de relatórios é uma tarefa complexa e demorada. Um bom software de controle de ponto pode automatizar esse processo com a coleta, análise e produção dos documentos em poucos cliques. Com isso, fica mais fácil gerar os relatórios.
Além disso, ainda disponibiliza os dados de modo otimizado para analisar alguns pontos envolvidos na rotina dos colaboradores. Entre eles, as atividades registradas durante o expediente, o tempo de duração de cada atividade, o saldo do banco de horas e de horas extras, entre outras informações importantes.
5. Simplificação no envio das informações
A automação beneficia a empresa com a praticidade de enviar as informações de modo integrado ao eSocial. Nesse sentido, um sistema de controle de ponto otimiza os processos e garante a segurança de estar em dia com os encargos fiscais, previdenciários e trabalhistas.
Com isso, o setor de RH gasta apenas alguns minutos nessa tarefa e ganha mais tempo para focar o desempenho dos colaboradores. O cruzamento dos dados diretamente com o sistema elimina erros, pois permite extrair as informações do banco de horas no padrão correto.
6. Aumento da segurança e controle
Em um sistema convencional de registro, como o livro ponto, é frequente a ocorrência de falhas humanas, como lançamentos em duplicidade, ou erro no lançamento. Seja por desatenção, seja por má-fé, a adulteração dos dados também pode causar sérios problemas para a empresa.
A implementação de um sistema de registro eletrônico permite o envio dos dados diretamente para o sistema de folha de pagamento, com o cálculo correto dos descontos em folha e outros procedimentos associados. Isso evita as falhas humanas e reflete maior segurança e controle em todo o processo.
Como escolher o melhor sistema?
Para aproveitar todas as vantagens que a tecnologia pode oferecer nessa área, é fundamental escolher a melhor solução para a sua empresa. Para isso, é essencial saber se o sistema atende a todos os requisitos para o bom andamento da gestão da organização. Além disso, é importante verificar quais adicionais podem ser ofertados, pois isso vai influenciar diretamente o crescimento do negócio.
Nesse sentido, a FolhaCerta é uma excelente escolha. Ela consegue atender a todos os benefícios citados e apresenta mais algumas vantagens. Entre elas, aviso de ausências, travas de geolocalização, Painel RH etc.
A automação do controle de ponto é um modo muito eficiente para controlar a jornada de trabalho. Mais do que isso, ela é uma ferramenta que exerce um papel diferencial no gerenciamento da empresa, pois oferece a possibilidade de gerar relatórios e consolidar as informações do RH.
Dispor de informações atualizadas — como níveis de produtividade, precisão de custos e reestruturação de cargos — é muito útil para embasar as decisões importantes do gestor.
Gostou das dicas? Agora que você já sabe como funciona e quais os benefícios de implementar o ponto eletrônico, entre em contato e conheça o sistema ideal para a sua empresa!