A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia de uma empresa e, se usada da forma correta, traz inúmeros benefícios para qualquer ramo de negócios, já que pode eliminar burocracias e tornar processos mais fáceis e baratos. Esse fato não é diferente para a estrutura do setor público. Uma das inovações que objetiva aumentar a eficiência nessa área é o novíssimo sistema conhecido como eSocial.

É importante que o empresário saiba como se adequar a esse sistema, pois ele se tornará obrigatório em breve, especificamente a partir de 2018. E como as mudanças serão drásticas, requisitando muito conhecimento e inteligência para serem implementadas a tempo, este post ensinará tudo o que você precisa saber sobre o assunto, desde o significado de eSocial até como se adaptar a ele. Acompanhe!

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial foi criado a partir de uma ação conjunta entre o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, o Ministério do Trabalho, a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal. Trata-se de uma plataforma online que unificará todo o envio de informações sobre os trabalhadores na sua relação de emprego, como a admissão e a dispensa e os pagamentos trabalhistas e previdenciários exigidos por lei.

Em vez de os dados sobre os funcionários serem remetidos separadamente a cada um dos órgãos públicos citados, tudo será realizado por uma única via digital. Isso permite que a fiscalização sobre as empresas seja mais ampla e eficiente.

Por que o sistema será implementado no país?

Tal programa objetiva reduzir a burocracia existente ao fornecer informações sobre o cumprimento de obrigações pelas empresas. Como todos os dados serão armazenados no eSocial, o uso do sistema também traz dezenas de vantagens para o controle fiscal pelo poder público, já que a ferramenta permite fácil acesso pela internet, a partir de qualquer localização. De uma forma geral, as principais vantagens obtidas pela implementação são:

  • aumento da arrecadação;
  • redução de sonegação fiscal, fraudes, erros e inadimplências;
  • simplificação do cumprimento de obrigações legais;
  • eficiência na obtenção e na gestão de informações;
  • elevação da qualidade de dados prestados pelas companhias.

A partir de 1º de janeiro de 2018, a utilização do eSocial será obrigatória para empresas com faturamento acima de 78 milhões. Em 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade valerá também para os demais empregadores e contribuintes. Essa ferramenta exige um enorme controle organizacional por parte dos administradores, por isso, é essencial se preparar para as mudanças o quanto antes possível.

Quais são as principais mudanças trazidas pelo eSocial?

O programa traz alterações extremas e exige um cumprimento rigoroso sobre elas. Confira, a seguir, as mudanças que todos os gerentes e administradores devem conhecer.

Prestação eletrônica de contas

Graças à tecnologia, basta que as empresas enviem os dados aos órgãos públicos, já que tudo será recebido de forma instantânea. Assim, o acompanhamento pelo fisco será praticamente em tempo real. Com esse benefício, também foi possível alterar prazos e formas de envio dos documentos legais.

Emissão digital

Atualmente, o acesso à informação é barato e de fácil acesso, por isso, haverá a exigência de transformar os dados em um arquivo XML ao enviá-los ao eSocial.

Alterações no envio de documentação

Diversos documentos tiveram seus prazos e formas de envio completamente alterados pelo eSocial. Para orientar as empresas, o governo federal publicou o Manual de Orientação do eSocial. Este guia, em seu capítulo três, detalha como serão informados cada um dos acontecimentos com reflexos legais.

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Como se adequar ao eSocial?

Será necessário preparar uma equipe específica para atender às peculiaridades do eSocial. Para isso, capacite os funcionários, aplicando treinamentos, fornecendo materiais de apoio, revisando rotinas de trabalho e incentivando o estudo sobre o assunto. Apesar do curto prazo para preparar o pessoal, é plenamente possível fazer isso ao contar com uma gestão apropriada.

Liste todos os eventos publicados no Manual do eSocial e identifique os profissionais da companhia que são responsáveis por cada um deles. Mapeie todo o processo realizado no envio de dados e, após, verifique se tudo foi feito de acordo com as exigências da legislação.

Como os arquivos serão enviados em XML, oriente uma aproximação do setor de tecnologia da informação – TI com os demais setores, pois será necessário que os responsáveis dessa área saibam como realizar a conversão dos dados. Analise a rotina adotada pelos funcionários e identifique possíveis melhorias. Assim, quando o eSocial for implementado, a companhia estará pronta para realizar todos os atos da forma mais eficiente possível.

As regras do eSocial podem parecer excepcionalmente complexas a todos os envolvidos no processo de adaptação. Porém, basta requisitar um serviço de autoria para verificar se está tudo nos conformes legais. Desse modo, todos poderão trabalhar tranquilamente, pois saberão que não surgirão questões decorrentes de erros formais.

Quais são as consequências da não adaptação?

As consequências aplicadas em razão do descumprimento das normas do eSocial são as mesmas estipuladas na legislação trabalhista, previdenciária e fiscal, em geral. Porém, existem sanções específicas relacionadas à falta de envio de informações ao programa, com punições pertinentes a cada esfera legal englobada pelo sistema.

Trabalhistas

Quanto às relações trabalhistas, foram estipuladas diversas sanções pela falta de envio de informações ao eSocial. As multas podem ser por:

  • não notificar sobre admissão de trabalhador;
  • deixar de comunicar acidente de trabalho;
  • não informar mudanças no contrato ou no cadastro dos empregados;
  • deixar de realizar exames médicos;
  • não avisar sobre afastamentos temporários dos funcionários.

Previdenciárias

Conforme a Lei nº 8.213/91, que dispõe sobre os Planos de Benefícios da Previdência social, em seu artigo nº 58, as empresas são obrigadas a educar seus empregados quanto aos possíveis elementos prejudiciais à saúde e à integridade física.

O comunicado objetiva comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante suas atividades laborais. Caso as informações não sejam enviadas ao eSocial, a empresa estará sujeita ao pagamento de uma multa, que será determinada de acordo com a gravidade da situação.

Fiscais

O eSocial também dispõe sobre as obrigações fiscais que devem ser observadas pelas empresas. O descumprimento das normas estipuladas pela Receita Federal também acarretará diversas multas.

Com a leitura deste post, você pôde concluir que é fundamental saber como se adequar ao eSocial e entender as mudanças que o sistema propõe. Caso a adaptação não seja realizada de forma inteligente, o gestor poderá ter problemas com eventuais questões legais. Porém, seguindo o guia aqui exposto, o processo será muito mais fácil, sendo possível finalizar toda a preparação a tempo e iniciar o exercício de 2018 tranquilamente!

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