Uma das principais preocupações da área de gestão de pessoas de uma empresa é a prevenção de passivo trabalhista. Além dos impactos financeiros, ele pode causar problemas no clima organizacional.

Algumas práticas simples de serem implementadas podem diminuir esse risco para quase zero. Neste post, vamos mostrar 6 delas para você começar a fazer ainda hoje na sua empresa. Fique atento e boa leitura!

O que é passivo trabalhista?

Antes de mostrar as práticas para prevenir o passivo trabalhista, é importante conhecer bem o conceito. O passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que uma empresa ou uma pessoa física tem para com um colaborador, referentes à relação de trabalho.

Ou seja, tudo o que um colaborador deveria receber legalmente do seu empregador, e não é devidamente pago, é somado ao passivo desse empregador. Esses valores, em geral, são reclamados pelo colaborador na justiça ou originam-se em uma fiscalização de órgão governamental, como o Ministério do Trabalho e o INSS.

Além do montante devido, a empresa ainda precisa arcar com multas e correções monetárias, bem como com despesas com honorários advocatícios. São valores altos e que, conforme o acúmulo de tempo da dívida, podem afetar gravemente a saúde financeira da companhia.

Como fazer a prevenção de passivo trabalhista na minha empresa?

Entendido o conceito, vamos às práticas que ajudarão no controle do passivo trabalhista de forma efetiva na sua empresa. Confira!

1. Mantenha o controle de ponto

O controle da jornada de trabalho é essencial na prevenção do passivo trabalhista pois a grande maioria das reclamações de colaboradores surge da falta de pagamento de horas extras e adicional noturno. Além disso, existem casos em que o colaborador age de má fé, aumentando a quantidade de horas reclamadas.

Um controle de ponto efetivo deve ser simples e claro tanto para os colaboradores quanto para o setor de recursos humanos. Nunca deixe as apurações acumularem e conte com um sistema de controle automatizado para garantir a correção nos cálculos.

Se a sua empresa utiliza banco de horas, garanta que as regras de acumulação determinadas pelo sindicatos sejam seguidas à risca e que tudo seja feito da forma mais transparente possível para os colaboradores.

2. Faça a gestão de arquivo

Os documentos são as comprovações que a empresa tem de que está fazendo tudo conforme manda a lei. Portanto, é importante que o arquivamento seja eficiente, de forma a garantir o fácil acesso aos documentos no momento de uma fiscalização do Ministério do Trabalho, por exemplo.

Algumas atitudes simples que garantem a eficiência nos arquivamentos são:

• nunca deixe os documentos acumularem muito antes de arquivá-los;

• tenha um checklist e não arquive o documento antes de conferi-lo;

• organize as pastas dos colaboradores em ordem alfabética e, dentro de cada pasta, ordene os documentos por tipo e por data;

• garanta que todos os recibos — principalmente os de férias e espelhos de ponto — sejam assinados antes de irem para o arquivo.

3. Exerça a advocacia preventiva

Os setores jurídico e de recursos humanos devem estar sempre em sintonia. O conhecimento é uma das melhores armas da prevenção. Conhecendo bem a legislação e todas as obrigações da empresa, é possível evitar praticamente todo o passivo.

Os colaboradores estão cada vez mais atentos e cientes de seus direitos e dos deveres das empresas. Além disso, os sindicatos estão sempre de olho em tudo. E a empresa não deve exercer a advocacia preventiva apenas para estar à frente dos colaboradores ou do sindicato, mas para estar em dia com a legislação.

4. Otimize a folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento pode ser um grande vilão nessa história se não for feito da forma correta. Uma excelente prática, aqui, é montar uma lista para a verificação de todos os itens obrigatórios antes de fechar os cálculos.

Não deixe de conferir as informações apuradas no controle de ponto, como horas trabalhadas, horas extras e faltas, além de eventos esporádicos, como pagamento de férias e adiantamentos.

Contar com um sistema de gestão integrado ao sistema de controle de ponto pode ser um grande diferencial. Assim, evita-se boa parte dos erros de cálculo, garantindo um fechamento da folha de pagamento tranquilo e sem divergências.

5. Realize auditorias

As auditorias, tanto internas quanto externas, são uma excelente forma de validar se todos os procedimentos estão sendo realizados corretamente. Por meio delas, é possível identificar se existem falhas em alguns processos e como elas devem ser corrigidas para garantir sua eficiência.

Uma auditoria interna é a melhor forma de prevenir um passivo em uma fiscalização, visto que, nela, todos os itens já terão sido verificados, e os possíveis problemas já terão sido corrigidos. É importante que as auditorias sejam feitas periodicamente e com a máxima rigidez possível.

6. Firme acordos coletivos

Os acordos coletivos firmados com os sindicatos visam a determinar algumas particularidades que a lei deixa em aberto. É importante ter o sindicato como aliado e não como um inimigo da empresa. Essa postura evita atritos desnecessários e intrigas infundadas.

Por meio do acordo coletivo, empresa e sindicato entram em um consenso sobre o que é de direito do colaborador, o que é dever da empresa e quais benefícios ela tem condições de garantir.

Com o peso jurídico do acordo coletivo, a empresa fica mais bem resguardada perante à lei, principalmente com relação aos artigos que geram ambiguidade de interpretação ou que não são minimamente determinantes.

Por que prevenir o passivo trabalhista é mais do que uma medida financeira?

A prevenção do passivo trabalhista não apenas evita um “rombo” nas contas da empresa, como também garante que ela estará totalmente legalizada quanto às leis trabalhistas. Esse fator é importante para garantir a sua idoneidade no mercado.

Além disso, seguindo essas práticas, você ajuda a manter um bom clima organizacional. Afinal, quem não gosta de saber que trabalha para uma empresa que paga todas as suas obrigações corretamente, não é mesmo?

Um burburinho na “rádio peão” sobre dívidas trabalhistas pode causar um verdadeiro caos na empresa, e a melhor forma de evitar esses burburinhos é não dar motivos. Se não há dívidas, não há sobre o que as pessoas comentarem.

Agora que você aprendeu como fazer a prevenção de passivo trabalhista na sua empresa, assine a nossa newsletter para receber informações importantes e novidades na área de Gestão de Pessoas. Vamos lá!