O mundo corporativo nunca vivenciou uma fase tão disruptiva quanto a atual. Observamos essa constante transformação por meio do desenvolvimento de novas ferramentas virtuais, como o controle de ponto digital, que otimiza a gestão do RH. Além disso, percebemos a flexibilização na jornada e no ambiente de trabalho.

Neste artigo, veremos como o controle de ponto digital atende as necessidades das empresas modernas. Veremos também a economia de tempo e recursos financeiros gerada com essa tecnologia. Acompanhe!

Como funciona o controle de ponto digital?

Quando a legislação trabalhista aprovou a portaria 373/11, conhecida como a lei do ponto eletrônico, as empresas ganharam uma liberdade maior para escolher o tipo de gestão da jornada de trabalho. Entre os modelos de registro, podemos apontar o controle de ponto digital como o mais eficiente.

A razão é simples: esse sistema digital se adéqua à realidade das corporações modernas, pois utiliza a funcionalidade dos aplicativos. Desse modo, a marcação de ponto pode ser feita de qualquer lugar e fica acessível a todos os colaboradores por meio de um smartphone, tablet ou computador pessoal.

Essa flexibilidade é extremamente importante na atualidade. Uma vez que muitas organizações adotaram o sistema de trabalho em home office e permitem que os colaboradores escolham em qual período do dia desejam executar suas tarefas.

Outra vantagem do controle de ponto digital são os recursos oferecidos pelo sistema, como:

• a coleta feita com segurança reduzindo os espelhos de pontos incorretos;

• a agilidade na montagem da escala de trabalho;

• a resolução em tempo real dos espelhos de pontos;

• a organização das férias dos colaboradores;

• o painel para os gestores tomarem decisões estratégicas;

• os relatórios com informações importantes para o RH;

• a definição dos locais para marcação de pontos;

• o gerenciamento do banco de horas;

• os avisos de ausências.

Com uma gestão de jornada de trabalho desse nível, a empresa entra para o “rol” de organizações inovadoras que respeitam a legislação trabalhista. Sem dúvida, a instituição adquirirá uma boa reputação no mundo corporativo.

De que forma essa tecnologia ajuda a empresa a economizar?

O livro “Competing for the future”, dos autores Gary Hamel e C.K. Prahalad, é sem dúvida uma das obras mais importantes sobre gestão do século XX. Entre os ensinamentos desse conteúdo está a necessidade das empresas se adaptarem às inovações e antecipar-se às mudanças. Fazer isso ajuda o negócio a continuar saudável e competitivo.

Agora, nos aprofundaremos nas funcionalidades e nas vantagens dessa tecnologia para mostrar como o controle de ponto digital pode ajudar as empresas a avançar nos seus processos.

Evita horas extras

O aplicativo apresenta uma visão clara dos horários trabalhados pelos colaboradores. Sendo assim, a empresa consegue identificar quais membros da equipe têm mais chances de realizar horas extras e adotar medidas para reter isso. Essa prevenção também é feita por meio das funcionalidades dessa tecnologia.

Quando os gestores fazem o gerenciamento das atividades e a distribuição correta das tarefas por meio do controle de ponto digital, aumenta-se a qualidade de vida dos colaboradores. Isso é possível com a configuração de alertas que avisam os gestores, os trabalhadores e o RH da proximidade do fim do período de labuta.

Dessa forma, os membros da equipe são lembrados da necessidade de encerrarem o seu expediente para desfrutar das horas de descanso.

Reduz arredondamentos

Quando a marcação de horários é realizada manualmente por meio de planilhas, a possibilidade de erros e arredondamentos indevidos é muito grande. Pode ser que o colaborador tenha esquecido de anotar o seu período de trabalho assim que terminou o expediente. No dia seguinte, ele tenta lembrar os horários, mas é provável que gere estimativas imprecisas.

Por outro lado, a anotação manual permite que os membros da equipe cheguem atrasados alguns minutos e registrem a chegada no horário oficial. Pode parecer algo inofensivo, mas o acúmulo dessa prática multiplicado pelo número de colaboradores causa grandes prejuízos financeiros para o negócio.

Para evitar isso, o aplicativo de controle de ponto digital favorece a marcação de horários exatos. O resultado é um relatório preciso do número de horas trabalhadas e a redução de gastos com registros confusos.

Impede falsificações

Existe uma “velha prática” utilizada nas empresas por colaboradores que costumam chegar atrasados: pedir para o colega de trabalho bater o ponto no lugar deles. Esse é mais um hábito que onera os custos das organizações. Como o aplicativo de jornada de trabalho pode ajudar?

Por meio das funcionalidades que impedem falsificações. Por exemplo, o sistema de GPS aponta a localização exata do colaborador quando iniciou seu horário de labuta. Para que outro colega marque o ponto no seu lugar, seria preciso estar com o smartphone dele — algo muito improvável de acontecer.

Otimiza a gestão do RH

A automação da marcação de horários pelo controle de ponto digital pôs fim a um longo e trabalhoso processo mensal de cálculo das horas trabalhadas para o fechamento da folha de pagamento. Durante essa tarefa, a equipe de RH não podia dar atenção a outras demandas importantes do negócio.

Com a ajuda do aplicativo, os lançamentos são feitos em tempo real e a folha de pagamento é gerada automaticamente. Essa eficiência reduz os riscos de ações trabalhistas por pagamentos errados. Além disso, ajuda o time do RH a focar suas competências nas estratégias da organização.

Em contrapartida, o aplicativo auxilia a inserir na empresa um conceito inovador de recursos humanos, chamado de “empoderamento do colaborador”. Essa abordagem visa conferir ao time maior autonomia na sua vida profissional e poder de decisão nos processos internos da organização. Com essa tecnologia, os colaboradores aprenderão também a serem mais responsáveis com as marcações dos seus horários de trabalho. 

Enfim, quando a tecnologia resolve “dar as mãos” ao RH, os frutos são sempre positivos. Por um lado, resulta em otimização de processos importantes do negócio, pelo outro, os colaboradores conseguem visualizar o cuidado da empresa com o seu bem-estar no trabalho.

Gostou de entender como o controle de ponto digital pode gerar economia de tempo e dinheiro para a empresa? O que acha de continuar a aprofundar os seus conhecimentos? Então, conheça 5 erros no controle de ponto que podem arruinar o seu negócio.