Gerir um negócio em um país com 2.500 normas trabalhistas, definitivamente, não é tarefa simples. Com uma legislação altamente burocratizada, um oceano de obrigações formais e inúmeras brechas para que maus funcionários prejudiquem empresas com reclamações trabalhistas sem embasamento, é preciso conhecimento para driblar esta situação no Brasil.

Assim, a edição da Portaria 1510 e Portaria 373 (com destaque a esta última) representa um oásis para que gestores simplifiquem processos ligados à jornada de trabalho e, simultaneamente, aprimorem o controle de ponto dos colaboradores.

Afinal, fazer gestão de funcionários em empresas com mais de 10 colaboradores é complicado quando essa obrigação se acumula com outras responsabilidades vinculadas ao gerenciamento do negócio.

Como controlar atrasos dos funcionários? Como fazer o controle da jornada de trabalho de dezenas de profissionais? Como diminuir o tempo com burocracia trabalhista, mas sem perder comando?

A resposta para esses questionamentos está nas entrelinhas da Portaria 1510 e Portaria 373, que abrem possibilidade de dinamizar a gestão de ponto. Vamos entender esses normativos e saber como eles afetam sua organização. Vale a pena conferir!

A empresa é obrigada a fazer controle de ponto?

Se você é gerente de um estabelecimento, é importante saber que a legislação trabalhista (através do § 2º, artigo 74 da CLT) impõe a obrigatoriedade do controle de ponto manual, mecânico ou eletrônico às empresas acima de 10 funcionários. E nem pense em ignorar esse artigo.

A questão é que a Súmula nº 338 TST não deixa dúvidas que a não apresentação injustificada da folha de ponto gera presunção relativa de veracidade da jornada de trabalho em eventual reclamação trabalhista.

O que isso quer dizer? Quer dizer que fazer uma gestão precisa de funcionários, com comprovantes de frequência devidamente armazenados, constitui a linha tênue entre proteger-se ou correr o risco permanente de ser lesado no futuro por ex-funcionários mal-intencionados. De qual lado sua empresa quer ficar?

Qual é o ponto de discórdia?

Ocorre que antes da edição da Portaria 1510 e Portaria 373, a gestão de ponto era disciplinada pela Lei nº 7.855/1989, cujos artigos citavam o registro eletrônico de frequência, sem, no entanto, serem acompanhados de qualquer regulamentação sobre o tema.

Dessa forma, o registro de ponto, durante muitos anos, resumia-se ao registro manual. Este mesmo, sujeito a rasuras, fraudes e marcações posteriores. Mas como fazer o controle da jornada de trabalho, das horas extras e das escalas, utilizando um canal manipulável e de pouca segurança jurídica (caso do livro/cartões de ponto)?

A resposta você mesmo pode conferir em alguns dos 119 mil acórdãos sobre o assunto. Uma rápida olhada e você perceberá que a marcação de ponto manual era a maior produtora de litígios dos tribunais trabalhistas. Esses intermináveis conflitos impulsionaram a edição da Portaria 1510 e Portaria 373.

O que determina a Portaria 1510/2009?

Portaria 1510/2009 foi o ponto de partida para modernizar a forma de registro diário dos funcionários. Embora ainda repleta de burocracias diretivas e alheia à importância da mobilidade no mundo dos “negócios digitais”, a Portaria teve o mérito de preparar as bases para o normativo que a complementou, a Portaria 373/2011, a qual trouxe, enfim, a autorização para a adoção de métodos mais modernos de registro de ponto, como a marcação online através de um app como o FolhaCerta.

Em um universo corporativo cercado por fenômenos como BYOD e home-office, a edição desse último normativo fez perder-se o sentido em continuar limitando o registro de ponto dos funcionários à inflexibilidade dos sistemas instalados em computadores internos. Foi esse dinamismo que a Portaria 373/2011 acrescentou às regras da Portaria 1510.

Mas até para entender melhor a legislação de 2011, vamos discutir rapidamente o que consta na Portaria 1510/2009 que, de início, veda (em seu artigo 2º):

I – impedimentos ao registro de ponto;

II – marcação de ponto automática;

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III – imposição de autorização prévia para marcação de hora extra;

IV – bloqueio, modificações ou exclusões de informações registradas anteriormente.

O normativo traz ainda uma série de especificações sobre as características dos Registradores Eletrônicos de Ponto, como a obrigatoriedade da presença de relógio interno em tempo real, memória de registro, impressora em bobina de papel integrada, emissão de documentos fiscais, etc.

Perceba que se o objetivo inicial era dar mais opções para além do registro manual, a imensidão de regramentos acabou criando ainda mais peso para as empresas. Para se ter uma ideia disso, há nessa legislação a exigência de guarda da documentação técnica do circuito eletrônico e até mesmo das fontes dos softwares, que deveriam estar permanentemente disponíveis para efeito de fiscalização (artigo 16).

A norma ainda dispõe, por fim, que o uso desse sistema de controle de ponto somente seria permitido após cadastro do hardware/aplicações no MTE, além de emissão, pelos órgãos técnicos credenciados, do “Certificado de Conformidade do REP à Legislação” (artigo 20 e 27).

Além de exigir o cumprimento de uma montanha de disposições burocráticas, o registro eletrônico da Portaria 1510/2009 “prendia” os funcionários aos sistemas instalados nos computadores da empresa. Era preciso dar maior flexibilidade, inovação e modernidade ao registro de ponto. Esse papel foi cumprido com excelência pela Portaria 373/2011.

O que a Portaria 373/2011 trouxe de novo na legislação trabalhista?

Se a Portaria 1510 abriu caminho para automatizações do registro eletrônico, a Portaria 373/2011 ampliou ainda mais as possibilidades de controle da folha de ponto.

Revogando a Portaria 1.120/95, a norma permitiu que as empresas escolhessem sistemas alternativos de marcação de ponto em substituição ao registro eletrônico, desde que tais soluções fossem autorizadas em Convenção (acordo firmado entre sindicato patronal e dos trabalhadores) ou Acordo Coletivo de Trabalho (consumado entre sindicato e empresa).

Essa Portaria tornou possível que uma empresa registre o ponto por app. Tudo dentro da legalidade e blindando a empresa contra futuras ações trabalhistas. Um software de registro de ponto por smartphone como o FolhaCerta pode ser acessado em tempo real pelos gestores; possibilita o controle de presença dos colaboradores que trabalham em campo (bem como dos que realizam home-office); permite que a Gestão de Pessoas seja feita de forma automatizada e por meio de poucos cliques.

Complementares, Portaria 1510 e Portaria 373 consolidaram-se como marco na gestão de RH. Além de reafirmar algumas disposições da Portaria 1510, a 373/2011 determinou que os sistemas alternativos de controle de ponto devem estar disponíveis no estabelecimento, permitir a identificação de empregador/colaborador e possibilitar (por meio de banco de dados) a visualização e impressão da folha de ponto.

E o que tudo isso tem a ver com a gestão de suas rotinas trabalhistas?

Quanto tempo você perde autorizando férias, conferindo marcações de ponto ou fiscalizando horários de entrada/saída? Percebe o quanto de energia é transferida do seu core business para a montanha de tarefas burocráticas?

Ambas, Portaria 1510 e Portaria 373, no entanto, oferecem aos gerentes e empreendedores a oportunidade de redefinir a gestão de RH com soluções mais modernas e eficientes, não somente no controle de ponto, mas nas rotinas trabalhistas em geral.

Exemplo: você já pensou em fazer o controle de ponto pelo celular? E se você tivesse um aplicativo de gestão de funcionários que permitisse realizar marcações por geoposicionamento?

Mais do que isso, e se através desse aplicativo o colaborador pudesse avisar que vai chegar mais tarde, solicitar folgas e marcar férias?

Alinhado às Portarias citadas acima, o FolhaCerta já está disponível para gestão de funcionários com todos esses recursos. O app oferece ainda ao gestor recursos como disparo automático de alertas em caso de atrasos, notificações sobre status de horas extras, além de relatórios automatizados de banco de horas. Tudo em tempo real, integrado ao eSocial e aos sistemas contábeis e de folha de ponto.

Você tem tirado proveito das possibilidades da Portaria 1510 e Portaria 373? Então entre em contato conosco e mostraremos como um app como esse pode aumentar a produtividade de sua equipe, melhorar sua gestão e reduzir riscos de indenizações com reclamações trabalhistas!