Ana é gestora de RH e coordena em torno de 100 funcionários. Na hora da entrada e da saída, é sempre uma confusão! Afinal, todos querem registrar o seu horário rapidamente para assumir os seus compromissos (iniciar o trabalho, almoçar ou ir embora). O que Ana ainda não sabe é que o ponto eletrônico online é uma solução interessante para a sua empresa.

Ele ajuda a registrar e também controlar todos os horários dos colaboradores, sendo considerado uma alternativa interessante para otimizar o tempo. Além disso, é uma opção para estar em conformidade com a lei.

Vamos aprender mais sobre o assunto? Continue conosco!

Entenda como funciona o ponto eletrônico online

O ponto eletrônico online permite que os colaborares registrem as horas trabalhadas de uma forma muito mais otimizada. Ele traz mais segurança e redução de custos para as empresas. Para isso, há um dispositivo em que eles registram a entrada e a saída do trabalho.

Atualmente, encontramos no mercado diversos modelos, com uma infinidade de recursos. Então, o grande segredo é avaliar quais são os que atendem às reais necessidades da sua empresa.

Veja qual é a legislação sobre o assunto

Em 2009, foi criada a legislação que exigia algum mecanismo para o controle de horas trabalhadas nas empresas, com a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Ela exige a adoção de um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Antes disso, era possível manter somente registros manuais ou também cartográficos.

Já em 2011, foi criada a portaria 373, que autoriza o uso de sistemas alternativos para marcação, como o controle de ponto digital. Vale ressaltar que a Reforma Trabalhista não alterou a legislação referente ao ponto eletrônico, apenas exigiu o controle para as empresas que têm mais de vinte colaboradores — como a de Ana.

Saiba por que você deve trocar o cartão de ponto por essa solução

O controle de ponto online é uma opção interessante para a sua empresa. Vamos retornar ao exemplo da Ana: imagine que ela tenha que avaliar os registros manuais de 100 colaboradores. Depois, precisa enviar ao sistema de folha de pagamento. Certamente, isso é uma tarefa complexa e passível de diversos erros, concorda?

Agora, pense na infinidade de vantagens de registrar o ponto com apenas alguns cliques, no próprio celular do colaborador, por meio de um aplicativo (ou por um navegador web). Interessante, não é mesmo?

Por isso, você também precisa migrar do cartão ponto para o ponto online. Veja quais são os principais benefícios!

Otimiza o tempo de todos os colaboradores

Se você quer evitar filas na hora da marcação de ponto, precisa investir no ponto eletrônico online. Ele é uma alternativa viável e interessante para otimizar o tempo de todos os colaboradores.

Eles não precisam perder tempo registrando o seu ponto. Tudo acontece de uma forma rápida, simples e sem burocracia. Além disso, eles podem:

  • solicitar as suas férias;
  • conferir o dia de folga;
  • justificar as suas faltas;
  • justificar os atrasos e muito mais.

Proporciona mais segurança para o colaborador e para a empresa

O controle eletrônico de ponto não permite adulterações. Por isso, tanto para a empresa quando para o colaborador há a garantia de que os dados estão corretos. Isso faz com que nenhuma das partes seja prejudicada.

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Os registros são, como o nome sugere, eletrônicos e automáticos. Isso evita erros humanos.

Diminui os erros e fraudes

Como citamos anteriormente, não há como alterar os registros, evitando erros e fraudes. Essa segurança que o ponto eletrônico online traz para todos é fundamental para prevenir, também, os processos trabalhistas. Afinal, evitamos problemas com pagamento indevido de horas e outras situações comuns no dia a dia empresarial.

Outro erro que costuma acontecer muito nas empresas é o controle de horas extras e a gestão do banco de horas, pois são difíceis de ser organizados. Por isso, apostar em um ponto eletrônico online faz com que falhas não sejam cometidas. A tecnologia permite, ainda, monitorar a produtividade da equipe, fazer escalas de trabalho e muito mais.

Reduz os custos

O ponto online traz um ótimo custo-benefício para a sua empresa. Afinal, há a economia de tempo (tanto do setor de RH quanto de todos os colaboradores) e evita a necessidade do investimento em equipamentos para o registro.

O ponto é registrado pelo próprio aparelho de celular do colaborador. Caso ele esqueça o mesmo em casa, basta conversar com o gestor de RH para que ele providencie as marcações corretas naquele dia.

Promove mais facilidade ao dia a dia

Todo o processo de marcação de ponto é realizado com apenas alguns cliques. Isso garante a segurança dos dados.

Todas as horas trabalhadas, períodos de ausência, faltas, pedidos de férias, folgas (dentre outros) são disponibilizados para o colaborador. Da mesma maneira, o gestor de RH tem o controle da aprovação das férias, pode adicionar ou desligar algum funcionário, entre outras funcionalidades.

Permite o acompanhamento em tempo real e emite relatórios inteligentes

Um dos recursos mais interessantes desse formato de marcação de ponto é que ele permite o acompanhamento em tempo real. Também é possível avaliar os relatórios de registros de ponto, que são essenciais para controlar a gestão da jornada de trabalho.

Você pode analisar o histórico de cada colaborador de uma forma bem detalhada. Isso ajuda na interpretação dos indicadores e das avaliações de desempenho, como taxas de turnover, absenteísmo, produtividade e muito mais!

Bônus: dicas para treinar a equipe a utilizar o sistema

Sabemos que muitas empresas têm dificuldades na hora de implementar novos sistemas, por ficarem receosas de que a mudança é, de fato, a escolha certa. No entanto, não se preocupe! Temos a certeza de que ao apostar em um ponto eletrônico online a sua equipe vai adorar!

Primeiramente, é preciso que todos os gestores dominem a ferramenta. Por isso, escolha uma empresa que ofereça treinamentos e tenha diversos materiais didáticos que ajudem nessa etapa.

Depois, basta realizar um treinamento com os colaboradores, ensinando um passo a passo sobre como funciona. O melhor de tudo, sempre, é esclarecer as dúvidas e evidenciar os benefícios dessa mudança.

O ponto eletrônico online é uma alternativa segura, eficaz, inteligente e que apresenta o melhor custo-benefício para a sua empresa. Ele só traz benefícios e garante mais produtividade para os negócios. Por isso, é uma opção que você deve considerar para a sua organização!

Gostou de aprender mais sobre o assunto? Então, confira 3 dicas valiosas sobre controle de ponto que todo gestor deve conhecer!