Vamos iniciar este post contando a história de Cristina. Ela é gerente em uma empresa de pequeno porte e, por isso, cabe a ela a execução de diversos processos gerenciais em seu dia a dia.
Cristina não conta com uma grande equipe, portanto, ela mesma precisa assumir diversas demandas, como o controle de horas trabalhadas pelos funcionários, as comunicações feitas com os públicos interno e externos, dar suporte ao escritório contábil que presta serviços para a organização etc.
Nossa gerente Cristina tem 54 anos e muita experiência na área de gestão, porém, pouco contato com as novas tecnologias e ferramentas que possibilitam mais agilidade nos processos gerenciais.
Aos poucos, ela vem conhecendo softwares e aplicativos que facilitam muito a sua rotina na empresa. Continue a leitura e veja como a tecnologia está transformando resultados na empresa de Cristina e também pode fazer a diferença no seu negócio. Vamos lá?
Melhoria contínua nos processos
O uso de aplicativos e programas de gestão para controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, bem como outras atividades gerenciais, proporciona uma melhoria contínua nas empresas. Uma das razões que possibilitam que isso aconteça é que tudo o que é feito fica registrado na memória desses softwares. Desse modo, é possível analisar se as ações realizadas foram positivas ou negativas para a empresa.
No caso de os aspectos terem sido positivos, você pode repetir as mesmas ações em outro momento. Já quando algo não sai como o esperado, é possível corrigir os erros e evitar que eles se repitam. Tudo isso proporciona melhorias em todos os âmbitos da empresa, sobretudo na comunicação e no relacionamento com o público interno, que são essenciais para o funcionamento de uma companhia e o fornecimento de produtos e serviços de qualidade para as empresas.
Eliminação de gargalos
Ao utilizar a tecnologia como uma aliada dos processos gerenciais da sua empresa, o gerente terá clareza sobre os recursos e atividades que são mais críticos e que podem afetar todo o processo se não forem alocados corretamente.
Gareth Morgan, autor da teoria conhecida como “imagens da organização”, vê as empresas como se fossem uma máquina. Desse modo, se uma peça para de funcionar, todo o equipamento também para. É por isso que a tecnologia precisa ser utilizada, pois elimina erros e gargalos e faz com que tudo flua bem na empresa, que a máquina funcione sem pausas.
Monitoramento das atividades
As informações têm fluxo constante nas empresas e é por isso que fazer o monitoramento de tudo o que se passa na organização é algo que precisa ser praticado instantaneamente, em tempo real.
Quando um funcionário precisa faltar o trabalho por conta de um problema de saúde, por exemplo, Cristina precisa ter uma visão ampla da escala organizada e, assim, providenciar uma substituição. Isso tudo só se torna possível quando há um monitoramento das atividades internas, o que proporciona mais subsídios para a tomada de decisões urgentes de forma adequada.
Redução de custos
Os processos que são gerenciados por meio da tecnologia resultam em menos custos para a empresa. Isso se justifica pelo fato de que menos erros são cometidos quando os trabalhos são automatizados nas empresas.
A gerente Cristina, anteriormente citada, antigamente levava horas para calcular na ponta do lápis as horas trabalhadas pelos funcionários da sua empresa e, assim, elaborar a folha de pagamento. Hoje, com toda essa parte burocrática automatizada, basta que ela acesse um aplicativo e tem tudo pronto.
O período trabalhado por Cristina, que ficava até uma semana toda apenas fazendo cálculos, é economizado e ela precisa fazer menos horas extras, por exemplo. Isso gera redução de custos para a empresa.
Aumento da lucratividade
Obviamente, se uma empresa tem redução de custos, ela terá um aumento da lucratividade. Porém, isso não ocorre apenas por conta da diminuição de gastos que a empresa terá, mas também porque os clientes perceberão mais valor na organização.
Ao visitar a empresa de Cristina e perceber que ela faz investimento em tecnologias para otimizar os processos gerenciais, um cliente perceberá que está negociando com uma organização séria e comprometida. A cada vez que isso acontece, novos negócios são fechados e o investimento em tecnologia proporcionará um potencial aumento da lucratividade da organização.
Controle de gastos
Além de reduzir custos e aumentar a lucratividade, a tecnologia pode ser útil para que as empresas controlem os seus gastos. Afinal, é possível utilizar sistemas para gerenciar planilhas e informações com os valores investidos em diferentes áreas. Com um maior controle do que é gasto, é possível fazer cortes no que é supérfluo e, assim, investir apenas no que está trazendo resultados positivos para a empresa.
Facilidade de uso
Quando um novo funcionário é contratado para trabalhar em uma empresa, por mais que ele tenha experiência, é comum que haja um período de adaptação. Nesse caso, a automatização dos processos gerenciais também é útil. Tal informação se justifica pelo fato de que os programas para gerenciamento de processos são totalmente intuitivos e fáceis de utilizar, bastando que se tenha conhecimentos básicos em informática.
Se Cristina for contratar uma pessoa para ajudá-la em suas atividades, portanto, ela não precisará dedicar tanto tempo treinando o seu auxiliar, pois os programas que ela utiliza têm um layout intuitivo, prático e fácil de usar.
Diminuição das atividades operacionais
De maneira geral, a tecnologia contribui para que as atividades operacionais sejam diminuídas nas empresas, pois o trabalho mais “braçal” ficará por conta dos computadores e demais dispositivos utilizados. Aos colaboradores e gestores, caberá o trabalho estratégico, a busca pelo pensamento criativo para desenvolver um trabalho de mais qualidade e que aumente a receita para todos.
Cristina já está transformando os processos gerenciais de sua empresa por meio da tecnologia. Você também pode trazer essa realidade para o seu negócio e obter todos esses resultados positivos.
Para continuar se informando sobre o assunto, recomendamos a leitura do artigo Entenda como otimizar a gestão de benefícios na empresa, que mostra como a diretora de departamento pessoal Luciana utilizou a tecnologia para aumentar os índices de satisfação dos seus funcionários. Boa leitura!