Implantar um sistema de ponto eletrônico pode trazer uma grande variedade de benefícios para a organização, tornando o controle da jornada de trabalho dos colaboradores muito mais ágil e preciso. Contudo, na hora de escolher esse tipo de equipamento, é preciso ter alguns cuidados, pois existem diversas opções disponíveis no mercado e se basear em preço não é o suficiente para garantir uma aquisição de qualidade e segurança.

É necessário que o equipamento trabalhe juntamente a um sistema de armazenamento e apuração de dados e, é claro, possa ser integrado ao RH. Por isso, neste conteúdo mostraremos 4 dicas importantes para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para a sua empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe a leitura do conteúdo!

Por que contratar um sistema de ponto eletrônico?

Esse tipo de tecnologia tem sido amplamente aderido no meio corporativo, por conta das diversas vantagens que proporciona para os gestores. Entre elas, podemos citar:

  • aumento da produtividade e eficiência dos serviços do RH;
  • redução no número de erros de laçamento;
  • maior precisão no controle da jornada de trabalho;
  • mais praticidade para o registro de ponto;
  • mais segurança com as informações registradas;
  • redução de custos;
  • possibilidade de utilização de ponto móvel;
  • redução de ações trabalhistas.

Além das vantagens apontadas, é importante lembrar de que a legislação exige o sistema de ponto eletrônico para assegurar tanto os direitos dos funcionários, em relação à quantidade de horas trabalhadas, quanto para as empresas se protegerem de ações fraudulentas.

O que considerar na hora de contratar um sistema de ponto eletrônico?

Agora que você já entende a utilidade do sistema de ponto eletrônico em uma organização, mostraremos os principais aspectos a serem considerados no momento de escolher o seu.

1. Analise as necessidades da empresa

O primeiro passo é relacionar as demandas do RH de sua empresa para saber qual o tipo de sistema a ser instalado. Essa iniciativa é necessária para saber que tipo de melhoria pode ser feita para tornar a gestão de pessoal mais efetiva.

Além disso, a tecnologia abre novas possibilidades que representam muito mais modernidade e facilidade operacional para a empresa, em específico para o departamento de recursos humanos. O controle da jornada de trabalho e o uso de ponto móvel são apenas algumas da facilidade que podem ser implementadas.

Esse tipo de solução proporciona à empresa não apenas o que é necessário para a organização ser mais produtiva, mas também questões que podem ser aprimoradas nos processos operacionais diários. Sem dúvida, é uma grande oportunidade de otimizar as tarefas do RH em relação ao ponto dos funcionários.

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2. Identifique os recursos oferecidos pelo sistema

Outro aspecto importante a ser considerado é ter como base os requisitos técnicos exigidos pelo sistema anteriormente utilizado no registro de ponto e, então, confrontá-los com os recursos oferecidos pelo novo sistema para confirmar ou não se ele atende às necessidades da empresa.

Considerando que você sabe precisamente o que precisa ser aprimorado no que se diz respeito às funções do RH do negócio, o ideal é realizar uma série de testes de operação do sistema, antes que ele seja implementado de fato.

Dessa forma, é possível certificar-se de que os recursos oferecidos pelo sistema são capazes de atender às necessidades da organização. O que queremos dizer é que um sistema de ponto eletrônico eficiente ajuda a introduzir novos procedimentos que tornarão a empresa mais segura e a gestão mais produtiva. Dica extra: peça ao fornecedor para realizar uma demonstração com base em situações reais enfrentadas no dia a dia de sua empresa.

3. Defina os requisitos técnicos exigidos pelo sistema

Mais uma vez, tendo como base as necessidades de sua empresa, partindo do porte e da infraestrutura do local, defina as expectativas esperadas. Isto é, os requisitos técnicos que o sistema de ponto eletrônico oferecerá para seu negócio. Nesse aspecto, é preciso ter certeza de que a tecnologia oferecerá algumas garantias, como:

  • controle e atualização de dados em tempo real;
  • emissão de relatórios diversos em tempo real;
  • integração absoluta com as exigências da legislação;
  • visualização por gráficos;
  • garantia de blindagem contra fraude;
  • utilização em turnos flexíveis;
  • facilidade para o fechamento do ponto;
  • relação custo-benefício favorável;
  • certificação pelo INMETRO;
  • maior transparência nas relações de trabalho;
  • emissão do Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico para auditorias trabalhistas.

Além de conferir se o sistema oferece os recursos e benefícios citados, é importante considerar que algumas providências sejam tomadas no próprio empreendimento, para que ele possa ser instalado e oferecer o máximo de eficiência em questão de segurança, controle e produtividade ao negócio. Para isso, considere:

  • definir os locais que os pontos fixos serão instalados;
  • verificar a disponibilidade de energia elétrica desses pontos;
  • garantir que o ponto de rede também seja habilitado nesses ambientes;
  • definir a equipe que fará o acompanhamento.

4. Verificar como o sistema será integrado ao RH

Por fim, uma questão que deve ser encarada com muito cuidado é a integração do sistema de ponto eletrônico com as tecnologias utilizadas na gestão do setor de recursos humanos já implementadas na empresa. Em geral, há um período de transição para avaliar e definir apenas essa finalidade. Há casos em que pode ser necessário manter o sistema operando por dias — em paralelo com o sistema antigo — para verificar se é preciso fazer algum ajuste.

Como se trata de um investimento com uma ótima relação de custo-benefício, é preciso ter paciência e cuidado nesse período, para garantir que a transição para o novo modelo seja realizada sem margens de erros. Considere o tempo necessário para que a nova tecnologia seja instalada e, é claro, verifique se esse tempo está incluso no contrato.

O fato é que o período contratado deve ser suficiente para a nova ferramenta de controle comece a rodar sem apresentar dificuldades ou necessidade de aditivos para que os serviços sejam concluídos.

Para concluirmos, vale mencionar que a FolhaCerta oferece um sistema de ponto eletrônico de ótima qualidade e confiabilidade, garantindo eficiência na gestão de pessoas e flexibilidade para atender às mais diversas convenções coletivas.

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